Checkliste · 8 Min. Lesezeit
Jakub Wujec
Checkliste: Frachtführer prüfen vor der Auftragsvergabe
Die Frachtführer prüfen Checkliste umfasst fünf Schritte vor der Auftragsvergabe: Handelsregister im Herkunftsland, Transportlizenz für Ihre Route, USt-IdNr., Kfz-Versicherung am Beladetag und E-Mail/Domain im Abgleich mit dem Register. Eine Abweichung allein beweist keinen Betrug, ist aber ein Risikosignal: Halten Sie Ladungsdaten zurück, bis Sie es geklärt haben. Certica führt dieselben Registerabfragen in einem Lauf durch.
Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe
- Aktueller Handelsregisterauszug mit heutigem Datum, nicht ein PDF von vor Wochen.
- Transportlizenz im offiziellen Register des Herkunftslandes, nicht nur ein Scan aus der E-Mail.
- VIES und lokale USt-Listen: NIP aktiv, Name wie auf der Rechnung.
- Kfz-Haftpflicht über UFG oder vergleichbares Register, wenn Sie das Kennzeichen haben.
- E-Mail, Domain und Telefon passend zur Sitzadresse im Register.
- Bei Lücken oder widersprüchlichen Daten: Stopp bis zur Klärung.
Was vor dem ersten Auftrag zu prüfen ist
Nutzen Sie diese Checkliste bei jedem neuen Frachtführer, auch wenn der Preis stimmt. Am Freitagabend überspringen Disponenten am häufigsten den Registerschritt.
- Rechtsform, Firmenstatus, letzte Änderungen im Handelsregister.
- Gemeinschafts- oder Inlandslizenz für Route und Fahrzeugtyp.
- USt-IdNr. aktiv und konsistent mit dem Rechnungsaussteller.
- Versicherung auf den Vertragsfrachtführer, nicht nur auf den Absender der Mail.
- E-Mail und Domain im Abgleich mit KRS, CEIDG oder dem lokalen Register.
Kontrollen im Handelsregister
Ein Eintrag im Handelsregister allein ist keine Frachtführerprüfung. Ein Unternehmen kann im Register stehen, und trotzdem brauchen Sie vor dem ersten Auftrag die gültige Lizenz, die USt-IdNr. und den Versicherungsnachweis.
| Prüfung | Warum | Mögliches Risikosignal |
|---|---|---|
| Status des Rechtssubjekts | Nur ein aktives Unternehmen sollte heute Ihren Auftrag ausführen | Liquidation, Löschung, Geschäftsaufgabe, Inhaberwechsel |
| Inhaber oder Geschäftsführung | Ein Wechsel erklärt oft einen neuen Ansprechpartner | Ungeklärter Wechsel: vor Beladung anrufen |
| Sitzadresse | Rechnung und Kontakt sollten zum Register passen | Abweichende Adresse ohne Erklärung: nachfragen |
| Insolvenzregister (z. B. RAR) | Insolvenz oder Sanierung beeinflusst die Ausführung | Eintrag im Insolvenzregister: intern eskalieren |
Lizenz, USt-IdNr. und Versicherung
| Prüfung | Warum | Mögliches Risikosignal |
|---|---|---|
| Transportlizenz (z. B. KREPTD, ARR, LTSA) | Bestätigt das Recht zum Transport auf Ihrer Route | Kein Eintrag, Sperre, nur Inlandslizenz bei EU-Transport |
| NIP / USt-IdNr. | Steuerliche Kennung muss heute aktiv sein | Inaktives VIES, abweichender Name im Register |
| Kfz-Haftpflicht (z. B. UFG) | Police muss am Fahrtag gelten | Abgelaufen, kein Eintrag, anderer Versicherungsnehmer |
E-Mail und Domain
Viele Probleme beginnen hier, nicht im Handelsregister. Prüfen Sie das Domain-Alter und ob die Website dieselbe Adresse zeigt wie das Register.
- Domain erst letzte Woche registriert, Firma seit zehn Jahren im KRS.
- Website-Adresse weicht von der Sitzadresse im Auszug ab.
- Freemail bei einem Anbieter, der Dutzende Lkw deklariert.
- Dieselbe Telefonnummer bei zwei nicht verbundenen Frachtführern.
Was nicht nur oberflächlich prüfen
- Lizenzscan ohne Registerabfrage am Tag der Beauftragung.
- Allein das OK vom Vertrieb ohne VIES und Handelsregister.
- OC-Police ohne UFG bei bekanntem Kennzeichen.
- Alte Freigabe des Frachtführers vor einem Inhaberwechsel.
- Professionelles PDF ohne Datum und ohne Registervergleich.
- Freemail ohne Abgleich mit der Rechtsform aus KRS oder CEIDG.
Gesamtüberblick der Prüfungen
| Prüfung | Warum | Mögliches Risikosignal |
|---|---|---|
| Handelsregister | Bestätigt, dass der Rechtssubjekt heute existiert und einen Frachtvertrag eingehen kann. | Löschung, Liquidation, Geschäftsaufgabe oder ungeklärter Inhaberwechsel. |
| Transportlizenz (Gemeinschaftslizenz / Erlaubnis) | Bestätigt die Berechtigung für den internationalen oder nationalen Güterverkehr auf der geplanten Route. | Kein Eintrag, inaktiver Status, nur Inlandslizenz bei internationalem Transport. |
| USt-IdNr. (VIES) | USt-Id aktiv und übereinstimmend mit dem Rechnungsaussteller. | Inaktives VIES, abweichender Name, USt-Id einer aufgelösten Gesellschaft. |
| Kfz-Versicherung (Kennzeichen) | Police muss am Beladetag für den Vertragsfrachtführer gelten. | Kein Versicherungsnachweis, abgelaufen, abweichender Versicherungsnehmer. |
| E-Mail und Domain | Kontaktdaten sollten zum Registereintrag und Unternehmensalter passen. | Verdächtige Domain, Freemail-Adresse bei großer Flotte, Imitation eines ähnlichen Firmennamens. |
Warnsignale und typische Fehler
Aktive Firma im Register, aber kein Lizenz-Eintrag
Oft fehlt die Transportberechtigung trotz bestehender Gesellschaft. Vergleichen Sie Register und Lizenzregister, bevor Sie Ladungsdaten senden.
Gesperrte Lizenz bei internationalem Transport
Vertrauen Sie keinem PDF aus der Mail. Lesen Sie KREPTD, ARR oder LTSA selbst am Tag der Beauftragung.
Haftpflicht auf eine andere Gesellschaft als den Vertragspartner
Der Versicherungsnehmer muss Ihr Frachtführer sein. Bei Abweichung aktuelle Police anfordern.
Neue E-Mail-Domain
Allein kein Betrugsnachweis. Besorgniserregend, wenn auch andere Daten nicht passen.
Wie Certica diese Checkliste unterstützt
Certica ruft Daten zur Frachtführerprüfung automatisch ab und wertet sie aus, erkennt Risikosignale und unterstützt die Entscheidung vor der Lastübergabe. Der PDF-Bericht ist Dokumentation und Prüfnachweis, nicht der eigentliche Produktwert.
Certica führt dieselben Register-, USt-, Lizenz-, Versicherungs- und Domainkontrollen in einer Anfrage aus. Risikosignale zeigen, was vor der Beladung eine menschliche Entscheidung braucht.
- Wir decken heute Polen, Rumänien, Litauen, Tschechien, die Slowakei, Bulgarien, Lettland, Estland und Frankreich ab. Deutsche Frachtführer prüfen wir aktuell nicht. Jedes Land hat eigene Register. Die vollständige Quellenliste steht in der Dokumentation.
- Klares Prüfergebnis in einem Bericht.
- PDF mit Registerauszügen für die Frachtführerakte.
Offizielle Quellen
FAQ
Wie lange dauert diese Checkliste manuell?
Registerportale einzeln zu öffnen dauert meist 20 bis 40 Minuten. Certica: ergebnisse liegen meist in sekunden bis wenigen minuten vor, abhängig von der verfügbarkeit der register.
Bedeutet ein Risikosignal automatisch Betrug?
Nein. Es bedeutet, die Prüfung zu wiederholen. Kombinieren Sie Register, Lizenz, USt-IdNr., Versicherung und Kontakt, bevor Sie zusagen oder ablehnen.
Soll ich trotzdem Dokumente vom Frachtführer anfordern?
Ja. Register zeigen den amtlichen Status für heute. Ihre Prozedur kann weiterhin OC-Police und unterschriebene Bedingungen verlangen.
Welche Länder deckt Certica ab?
Wir decken heute Polen, Rumänien, Litauen, Tschechien, die Slowakei, Bulgarien, Lettland, Estland und Frankreich ab. Deutsche Frachtführer prüfen wir aktuell nicht. Jedes Land hat eigene Register. Die vollständige Quellenliste steht in der Dokumentation.
Verwandte Seiten
Certica
Dieselben Prüfungen automatisch
Certica sammelt Register-, MwSt-, Lizenz-, Versicherungs- und Domaindaten in einem Lauf, wendet Risikoregeln an und speichert einen PDF-Audit-Trail, bevor Sie die Ladung vergeben.
Keine Karte erforderlich. Ergebnisse liefern in der Regel Sekunden bis wenige Minuten, abhängig von der Registerverfügbarkeit.