Checkliste · 8 Min. Lesezeit

Jakub Wujec

Zuletzt geprüft: 30. Juli 2026

Checkliste: Frachtführer prüfen vor der Auftragsvergabe

Haken Sie fünf Schritte vor der Auftragsvergabe ab: Handelsregister im Herkunftsland, Transportlizenz für Ihre Route, USt-IdNr., Kfz-Versicherung am Beladetag und E-Mail/Domain im Abgleich mit dem Register. Eine Abweichung allein beweist keinen Betrug, ist aber ein Risikosignal: Halten Sie Ladungsdaten zurück, bis Sie es geklärt haben.

Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe

Aktueller Handelsregisterauszug mit heutigem Datum, nicht ein PDF von vor Wochen.
Transportlizenz im offiziellen Register des Herkunftslandes, nicht nur ein Scan aus der E-Mail.
VIES und lokale USt-Listen: NIP aktiv, Name wie auf der Rechnung.
Kfz-Haftpflicht über UFG oder vergleichbares Register, wenn Sie das Kennzeichen haben.
E-Mail, Domain und Telefon passend zur Sitzadresse im Register.
Bei Lücken oder widersprüchlichen Daten: Stopp bis zur Klärung.

Reihenfolge der Checks vor dem ersten Auftrag

Nutzen Sie diese Reihenfolge bei jedem neuen Frachtführer, auch wenn der Preis stimmt. Am Freitagabend wird am häufigsten der Kontaktabgleich übersprungen.

1. Handelsregister

Rechtsform, Firmenstatus, Sitzadresse, letzte Änderungen. Bei Insolvenzverfahren das jeweilige Insolvenzregister.

Tutorial (Polen): KRS und CEIDG: polnische Transportfirma prüfen.

2. Transportlizenz

Gemeinschafts- oder Inlandslizenz für Route und Fahrzeugtyp im Herkunftslandregister am Buchungstag.

Tutorial (Polen): KREPTD: polnische Transportlizenz prüfen.

3. USt-IdNr.

VIES und lokale Listen. Name konsistent mit Rechnung und Handelsregister.

Tutorial (Polen): Polnische USt-IdNr. (NIP) prüfen.

4. Versicherung

Police auf den Vertragsfrachtführer. Bei Kennzeichen: UFG oder vergleichbares Büro am Beladetag.

Tutorial (Polen): Versicherung eines polnischen Lkw prüfen.

5. E-Mail und Domain

Kontakt passend zu Registeradresse und Firmenalter. Muster: Phantomfrachtführer erkennen.

Frachtführer aus einem anderen Land

Dieselbe Reihenfolge, andere Portale. Für Rumänien: Rumänischen Frachtführer prüfen (ANAF, ARR, VIES).

Was nicht nur oberflächlich prüfen

Lizenzscan ohne Registerabfrage am Tag der Beauftragung.
Allein das OK vom Vertrieb ohne VIES und Handelsregister.
OC-Police ohne UFG bei bekanntem Kennzeichen.
Alte Freigabe des Frachtführers vor einem Inhaberwechsel.
Professionelles PDF ohne Datum und ohne Registervergleich.
Allein das TIMOCOM-Profil. [Reicht die TIMOCOM-Prüfung aus?](/pruefungen/reicht-die-frachtenboerse).

Was in die Auftragsakte gehört

Registerauszüge oder Screenshots mit Datum.
UFG-Ergebnis mit Kennzeichen, falls bekannt.
Wer freigegeben hat, wann und für welche Lane.
Notiz, wenn ein Risikosignal telefonisch geklärt wurde.

Warnsignale und typische Fehler

Aktive Firma im Register, aber kein Lizenz-Eintrag

Oft fehlt die Transportberechtigung trotz bestehender Gesellschaft. Vergleichen Sie Register und Lizenzregister, bevor Sie Ladungsdaten senden.

Gesperrte Lizenz bei internationalem Transport

Vertrauen Sie keinem PDF aus der Mail. Lesen Sie KREPTD, ARR oder LTSA selbst am Tag der Beauftragung.

Haftpflicht auf eine andere Gesellschaft als den Vertragspartner

Der Versicherungsnehmer muss Ihr Frachtführer sein. Bei Abweichung aktuelle Police anfordern.

Neue E-Mail-Domain

Allein kein Betrugsnachweis. Besorgniserregend, wenn auch andere Daten nicht passen.

Wenn Sie das nicht bei jedem Auftrag wiederholen wollen

Manuell fünf Portale pro neuem NIP dauert meist 20 bis 40 Minuten. Certica führt dieselben Register-, USt-, Lizenz-, Versicherungs- und Domainkontrollen in einer Anfrage aus. Risikosignale zeigen, was vor der Beladung eine menschliche Entscheidung braucht. Das PDF ist Prüfnachweis für die Akte.

Gleicher Checklistenablauf über unterstützte Herkunftsländer.
Klares Prüfergebnis in einem Bericht.
Antwortzeit: die meisten Prüfungen dauern 10-40 Sekunden, abhängig vom Land und der Verfügbarkeit der Register. Einzelne Register können länger brauchen, wenn behördliche Dienste langsam oder nicht erreichbar sind.

Certica

Wollen Sie das nicht bei jedem Auftrag machen?

Certica holt Daten aus denselben Registern, prüft sie und zeigt ein klares Ergebnis: was OK ist und was vor der Beladung geklärt werden muss.

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Offizielle Quellen

FAQ

Wie lange dauert diese Checkliste manuell?

Registerportale einzeln zu öffnen dauert meist 20 bis 40 Minuten pro Frachtführer.

Bedeutet ein Risikosignal automatisch Betrug?

Nein. Es bedeutet, die Prüfung zu wiederholen. Kombinieren Sie Register, Lizenz, USt-IdNr., Versicherung und Kontakt, bevor Sie zusagen oder ablehnen.

Soll ich trotzdem Dokumente vom Frachtführer anfordern?

Ja. Register zeigen den amtlichen Status für heute. Ihre Prozedur kann weiterhin OC-Police und unterschriebene Bedingungen verlangen.

Wo steht der volle Prozess, nicht nur die Checkliste?

In den Register-Tutorials unter Prüfungen und auf den Länderseiten unter Frachtführer prüfen. Diese Seite ist die kurze Abhak-Reihenfolge.