Amtliche Register · 8 Min. Lesezeit
Jakub Wujec
Zuletzt geprüft: 30. Juli 2026
KRS und CEIDG: polnische Transportfirma über NIP prüfen
Geben Sie den NIP in der KRS-Suche ein. Findet KRS eine Gesellschaft, laden Sie den Auszug und prüfen Status, Geschäftsführung sowie den Abschnitt zu Liquidation und Insolvenz. Liefert KRS keinen Treffer, prüfen Sie denselben NIP in CEIDG für Einzelunternehmer. Am Ende vergleichen Sie Name und Adresse mit der Rechnung. Beide Suchen sind kostenlos und brauchen kein Login.
Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe
- Starten Sie mit dem NIP, dieselbe Nummer prüfen Sie in KRS oder CEIDG.
- Kein Treffer in KRS heißt nicht gefälschte Firma, prüfen Sie CEIDG für Einzelunternehmer.
- Im KRS lesen Sie den Status im Abschnitt zu Liquidation und Insolvenz.
- Im CEIDG ist der Status ein Feld: aktiv, ausgesetzt oder gelöscht.
- Aussetzungs- und Löschdaten im CEIDG müssen Sie lesen, das Wort aktiv allein reicht nicht.
- Der rechtliche Name aus dem Auszug muss zum Rechnungskopf passen.
- KRS- oder CEIDG-Ausdruck mit Prüfdatum in der Auftragsakte speichern.
Was Sie vor der Prüfung vorbereiten
KRS ist das Register für Gesellschaften, CEIDG für Einzelunternehmer. Denselben NIP prüfen Sie zuerst in einem, dann im anderen, weil Sie oft nicht von vornherein wissen, welchem Register der Partner unterliegt.
- NIP des Partners aus Rechnung oder Vertrag.
- Ob Gesellschaft oder Einzelunternehmen, falls schon bekannt.
- Rechnung oder Auftrag zum Abgleich von Name und Adresse.
Wie Sie KRS und CEIDG Schritt für Schritt prüfen
Die Prüfung beginnt immer im KRS, weil die Suche nach kurzer Zeit zeigt, ob der Partner eine Gesellschaft ist. Erst ohne Treffer gehen Sie zu CEIDG.
Schritt 1: NIP in der KRS-Suche eingeben
Öffnen Sie die KRS-Suche unter KRS search, wählen Sie die Suche nach Subjekt, markieren Sie das Unternehmerregister und das Kriterium NIP. Geben Sie die zehnstellige Nummer ein, übertragen Sie den Bildcode und starten Sie die Suche.
Schritt 2: Bei Treffer den Auszug herunterladen
Beim Ergebnis wählen Sie die Anzeige und laden den aktuellen oder vollständigen Auszug. Der vollständige Auszug zeigt auch gelöschte Einträge, zum Beispiel frühere Gesellschafter oder eine alte Geschäftsführung, was bei frischem Inhaberwechsel hilft.
Schritt 3: Ohne KRS-Treffer CEIDG prüfen
Öffnen Sie die CEIDG-Suche unter CEIDG public search, geben Sie denselben NIP ein und starten Sie die Suche. Kein Treffer in beiden Registern bedeutet eine falsche Nummer oder ein Subjekt außerhalb dieser beiden Register.
Schritt 4: Status und Daten lesen
Im KRS lesen Sie den Status indirekt im Abschnitt zu Liquidation, Insolvenz und Sanierung. Im CEIDG ist der Status ein eigenes Feld mit drei Werten, daneben stehen Daten zu Aussetzung, Einstellung und Löschung.
| Register | Feld | Was prüfen |
|---|---|---|
| KRS | Abschnitt Liquidation und Insolvenz | Ob Eintrag, seit wann, ob abgeschlossen |
| KRS | Gesellschafter und Geschäftsführung | Letzte Änderung gegenüber Mail-Kontakt |
| CEIDG | Status der Tätigkeit | Aktiv, ausgesetzt oder gelöscht |
| CEIDG | Aussetzungs-, Einstellungs-, Löschdaten | Ob das Datum den heutigen Auftrag blockiert |
Schritt 5: Daten mit der Rechnung vergleichen
Rechtlicher Name, Adresse und NIP aus Auszug oder Ausdruck müssen zu Rechnung und Vertrag passen. Abweichender Name bei gleichem NIP ist ein Signal zur Klärung vor der Auftragsunterschrift.
Schritt 6: Ausdruck in der Auftragsakte speichern
KRS- und CEIDG-Suche erlauben den Download als Datei. Legen Sie ihn mit Prüfdatum in die Auftragsakte.
Wie Sie nach der Prüfung entscheiden
| Was Sie sehen | Was es bedeutet | Entscheidung |
|---|---|---|
| KRS ohne Eintrag im Liquidationsabschnitt, Daten passen zur Rechnung | Gesellschaft existiert und wirkt formal stabil | OK, weiter zu den übrigen Kontrollen |
| CEIDG Status aktiv, keine sperrenden Daten | Einzelunternehmen heute tätig | OK, weiter zu den übrigen Kontrollen |
| Liquidation oder Insolvenz im KRS | Subjekt in Schließung oder zahlungsunfähig | Eskalation, vor Auftrag auch RAR und KRZ prüfen |
| CEIDG ausgesetzt oder gelöscht | Tätigkeit darf heute keinen Auftrag unterschreiben | Stopp, ohne Klärung keinen Auftrag annehmen |
| Kein Treffer in KRS und CEIDG | Falscher NIP oder Subjekt außerhalb dieser Register | Nummer korrigieren und vor Entscheidung erneut prüfen |
Was KRS und CEIDG nicht belegen
- Der Registereintrag sagt nichts über Transportberechtigung, die prüfen Sie in KREPTD.
- KRS zeigt keine laufenden Gerichtsverfahren, dafür dient RAR.
- USt-Status und NIP-Gültigkeit im EU-Handel prüfen Sie getrennt auf der Weißliste und in VIES.
- Fahrzeugversicherung folgt nicht aus dem Firmenregister, dafür brauchen Sie Kennzeichen und UFG.
Warnsignale und typische Fehler
CEIDG inaktiv, ausgesetzt oder gelöscht
Einzelunternehmen in diesem Status sollte heute keinen Auftrag abschließen.
Liquidation oder Insolvenz im KRS
Manuelle Prüfung nötig, oft harter Stopp je nach Firmenpolitik.
Letzter Inhaber- oder Geschäftsführerwechsel im KRS
Typischer Moment für Identitätsmissbrauch. Nutzen Sie einen unabhängig gefundenen oder zuvor bestätigten Kontaktkanal, nicht nur die Nummer aus der verdächtigen Mail.
Passender KRS oder CEIDG, aber Name passt nicht zur Rechnung
Kann ein anderes Subjekt unter ähnlichem Namen bedeuten. Vor Auftrag klären.
Wenn Sie das nicht bei jedem Auftrag wiederholen wollen
NIP nacheinander in zwei Registern prüfen plus Daten und Namen abgleichen kostet pro Partner mehrere Minuten. Bei neuen Frachtführern jede Woche summieren sich diese Minuten.
Certica ruft Daten zur Frachtführerprüfung automatisch ab und wertet sie aus, erkennt Risikosignale und unterstützt die Entscheidung vor der Lastübergabe. Der PDF-Bericht ist Dokumentation und Prüfnachweis, nicht der eigentliche Produktwert.
- KRS und CEIDG in einem Lauf, mit automatischer Zuordnung welches Register passt.
- Ergebnis neben KREPTD, VIES, Weißliste und UFG in einem PDF-Bericht.
Certica
Wollen Sie das nicht bei jedem Auftrag machen?
Certica holt Daten aus denselben Registern, prüft sie und zeigt ein klares Ergebnis: was OK ist und was vor der Beladung geklärt werden muss.
Offizielle Quellen
FAQ
KRS oder CEIDG für eine polnische Sp. z o.o.?
KRS. CEIDG gilt für Einzelunternehmer.
Wo öffne ich KRS und CEIDG manuell?
KRS: KRS search. CEIDG: öffentliche Suche unter CEIDG public search.
Was tun, wenn der NIP in keinem Register einen Treffer liefert?
Prüfen Sie, ob die Nummer korrekt eingegeben ist. Wenn ja, behandeln Sie das als hartes Risikosignal vor dem Auftrag.
Reicht das Ergebnis aus KRS oder CEIDG für die Frachtführerprüfung?
Nein. Ergänzen Sie KREPTD, VIES, UFG mit Kennzeichen und Kontakt. Der Registereintrag allein ist keine Frachtführerprüfung.