Ausländischer Frachtführer · 10 Min. Lesezeit

Jakub Wujec

Zuletzt geprüft: 30. Juli 2026

Polnischen Frachtführer prüfen vor dem ersten Auftrag

Einen polnischen Frachtführer prüfen Sie mit KRS oder CEIDG für die Rechtseinheit, KREPTD für die Transportlizenz, VIES und der Mehrwertsteuer-Weißliste für die Steuer und UFG bei bekannten Kennzeichen für die Versicherung. Vergleichen Sie E-Mail und Domain am Tag der Beauftragung mit Registerdaten. Ein aktiver KRS-Eintrag allein beweist nicht, dass der Frachtführer Ihre Ladung fahren darf. Eine Unstimmigkeit ist ein Risikosignal: pausieren Sie, bevor Abholdetails rausgehen.

Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe

KRS-Vollauszug für sp. z o.o., CEIDG-Auszug für Einzelunternehmer.
KREPTD: Lizenzstatus, Fahrzeuganzahl und Gültigkeitsdaten nach NIP.
VIES plus Mehrwertsteuer-Weißliste für aktiven Status und Bankkonten.
UFG-Versicherungsprüfung bei angegebenen Kennzeichen.
RAR bei aktuellen Registerverfahren und elektronischen KRS-Akten.
KRZ bei Restrukturierungs-, Insolvenz- und verwandten Schuldnersignalen.
E-Mail und Domain im Abgleich mit KRS- oder CEIDG-Adresse.

Was Sie bei einem polnischen Frachtführer prüfen

Die Prüfung eines polnischen Frachtführers läuft über drei unabhängige Quellen: KRS für sp. z o.o., CEIDG für jednoosobowa działalność und KREPTD für die Transportberechtigung. Spediteure auf PL-Strecken sollten drei getrennte Antworten sehen, nicht ein einziges „Firma OK".

Die wichtigsten Register Schritt für Schritt prüfen

Führen Sie das am Tag der Beauftragung durch und speichern Sie einen Screenshot oder ein PDF in Ihrer Auftragsakte.

Schritt 1: Firma in KRS oder CEIDG prüfen

Öffnen Sie KRS search für eine sp. z o.o. oder CEIDG public search für einen Einzelunternehmer.

Geben Sie die KRS-Nummer oder den Firmennamen bei KRS beziehungsweise die NIP bei CEIDG ein.

Das Portal zeigt Ihnen Status, Adresse und bei KRS zusätzlich Vorstand und Gesellschafter.

Vergleichen Sie Name und Adresse mit Rechnung und Vertrag.

Schritt 2: Transportlizenz in KREPTD per NIP prüfen

Öffnen Sie KREPTD (GITD) und geben Sie die NIP des Frachtführers ein. Die öffentliche Suche nutzt reCAPTCHA.

Das Register zeigt Lizenzstatus, Fahrzeuganzahl und Gültigkeitsdaten der Erlaubnis oder Gemeinschaftslizenz.

Prüfen Sie, ob der Lizenztyp zu Ihrer Route passt, national oder international.

Schritt 3: USt-Status in VIES und der Mehrwertsteuer-Weißliste per NIP prüfen

Öffnen Sie VIES und die Mehrwertsteuer-Weißliste unter Polish VAT whitelist und geben Sie die NIP ein.

VIES zeigt den aktiven USt-Status, die Weißliste zeigt zusätzlich Registrierungsdatum und gemeldete Bankkonten.

Gleichen Sie Name und Rechnungsbankkonto mit den Weißlisten-Ergebnissen ab, bevor Sie zahlen.

Weitere Register und worauf Sie achten

Über die obigen Schritte hinaus prüfen Sie zusätzlich folgende Punkte, bevor Sie den Auftrag vergeben.

KRS für Kapitalgesellschaften: Status, Adresse, Vorstand, Gesellschafter, aktuelle Eintragungen.
CEIDG für Einzelunternehmer: Tätigkeitsstatus, Transport-PKD, Sperrdaten.
REGON als statistische ID zur Querprüfung.
RAR bei anhängigen Registerverfahren und elektronischen KRS-Akten.
KRZ bei Restrukturierung, Insolvenzanträgen und verwandten Schuldnerbekanntmachungen.
KREPTD: Inlandserlaubnis oder Gemeinschaftslizenz, Status, Fahrzeuganzahl.
Zweck passt zur Route: nationale Erlaubnis versus Gemeinschaftslizenz.
VIES: aktiver Status und Namensabgleich mit Rechnungsempfänger.
Mehrwertsteuer-Weißliste: Status, Registrierungsdatum, gemeldete Bankkonten.
UFG (Kennzeichen): aktiver OC-Status, Versicherer, Policenummer und Fahrzeugbeschreibung bei angegebenen Kennzeichen. Den Versicherungsnehmer liefert UFG nicht.

Polnische Kennnummern auf Rechnungen und Frachtangeboten

NIP: 10 Ziffern, im grenzüberschreitenden Papierkram oft mit oder ohne PL-Präfix.
KRS-Nummer: 10 Ziffern für Gesellschaften; unterscheidet sich von NIP und REGON.
REGON: 9 oder 14 Ziffern; statistische ID, kein Ersatz für KREPTD.
USt-Rechnungszeile: PL plus 10 Ziffern; muss zu VIES und Name auf der Weißen Liste passen.

Was KRS oder CEIDG allein nicht belegt

Dass der Frachtführer eine aktuelle KREPTD-Genehmigung für den Straßengüterverkehr hat.
Dass UFG MTPL zu den gebuchten Kennzeichen zeigt, ohne Kennzeichenangabe.
Dass das Bankkonto auf der Rechnung heute auf der Weißen Liste VAT steht.
Dass die Buchungs-E-Mail zum Vorstand oder Transportmanager gehört.

Beispiel für eine Abweichung auf polnischen Strecken

Ein Spediteur erhält ein Angebot von biuro@haulier-trans.pl. KRS zeigt Haulier Trans sp. z o.o. seit 2018 aktiv, KREPTD liefert aber keine Lizenz zu dieser NIP. Weiße Liste VAT und VIES passen. Das Risiko ist nicht „Scheinfirma", sondern „Firma ohne Transportberechtigung". Ops sollten stoppen, bevor Lageradresse und Ladungswert rausgehen.

Dokumente, die Sie vom Frachtführer anfordern

Polnische Frachtführer schicken oft ein KRS-PDF vom Vormonat und einen KREPTD-Screenshot ohne Datum. Fordern Sie Auszüge vom Beauftragungstag und ein Rechnungsbankkonto, das auf der Weißen Liste sichtbar ist.

KRS-Vollauszug oder CEIDG-Auszug vom Tag der Beauftragung.
KREPTD-Lizenzbestätigung oder Screenshot mit sichtbarem NIP.
VIES-Auszug und Weißlisten-Ergebnis für den Rechnungs-NIP.
CMR-Versicherungspolice des Vertragspartners, wenn Kennzeichen noch fehlen.
Rechnungsbankkonto, das auf der Mehrwertsteuer-Weißliste steht.

E-Mail und Domain

Bei polnischen Imitationsfällen taucht oft eine echte KRS-Gesellschaft auf, aber die Domain .pl wurde nach einem Vorstandswechsel neu registriert. Vergleichen Sie RDAP-/Registry-Daten mit RAR und KRS-Führung, nicht nur das Angebotsmail.

Domain-Alter versus Firmenalter in KRS oder CEIDG.
E-Mail-Domain passt zu Website und Registeradresse, nicht nur Freemail.
Telefon- und Faxleitungen konsistent mit dem Sitz.
Ansprechpartner stimmt mit Vorstand oder bevollmächtigter Person im Register überein.

Grenzen der Prüfung bei einem polnischen Frachtführer

KREPTD und UFG sind getrennte Portale. Ein manueller Freitagslauf über fünf Seiten ist der Punkt, an dem Teams unter Frachtbörsen-Druck die E-Mail-Prüfung auslassen.

KRS und CEIDG zeigen Rechtsstatus, nicht Ladungsqualität oder Zahlungshistorie.
UFG braucht Kennzeichen; ohne sie verlassen Sie sich auf Policen vom Frachtführer.
Bankkonten auf der Weißliste können wechseln: vor der ersten Zahlung erneut prüfen.
Ein manueller Freitagabend-Lauf über fünf Portale wird unter Druck leicht übersprungen.

Warnsignale und typische Fehler

KRS aktiv, KREPTD zeigt keine Lizenz

Kann auf einen Broker als Frachtführer oder auf entzogene Transportrechte hindeuten. Vor Abholdetails klären.

Rechnungsbankkonto fehlt auf der Mehrwertsteuer-Weißliste

Häufig nach Rebrand oder Firmensplit. Aktualisierten Weißlisteneintrag oder registriertes Konto vor Zahlung verlangen.

Kürzlicher KRS-Vorstandswechsel mit neuer Buchungs-E-Mail

Kann legitime Nachfolge oder Imitation nach Übernahme sein. Nutzen Sie einen unabhängig gefundenen oder früher bestätigten Kontaktkanal, nicht nur den E-Mail-Thread.

Freemail bei einer Flotte mit mehreren Lkw

Kein Betrugsbeweis, erfordert aber Prüfung zusammen mit Domain-Alter und KREPTD-Fahrzeuganzahl.

Wenn Sie das nicht bei jedem Auftrag wiederholen wollen

Senden Sie polnische NIP, Land PL, Buchungs-E-Mail und Zug- oder Anhängerkennzeichen, wenn vorhanden. Certica wählt KRS oder CEIDG anhand der Kennnummer und startet KREPTD, Weiße Liste und UFG parallel.

Lizenz, USt, Versicherung und Handelsregister in einer polnischen Prüfung.
RAR-Registersignale und KRZ-Restrukturierungs- oder Insolvenzsignale neben Registerstatus in einem Lauf.
PDF-Bundles mit Registerauszügen für Compliance-Akten.

Certica

Wollen Sie das nicht bei jedem Auftrag machen?

Certica holt Daten aus denselben Registern, prüft sie und zeigt ein klares Ergebnis: was OK ist und was vor der Beladung geklärt werden muss.

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Offizielle Quellen

FAQ

Wie prüfe ich ein polnisches Transportunternehmen im Register?

Kapitalgesellschaften stehen in KRS, Einzelunternehmer in CEIDG. Holen Sie am Tag der Beauftragung einen aktuellen Auszug und lesen Sie Status, Adresse und aktuelle Eintragungsnummern, bevor Sie den Frachtführer freigeben.

Wo finde ich die Transportlizenz eines polnischen Frachtführers?

Nutzen Sie KREPTD (GITD) nach NIP. Bestätigen Sie Inlandserlaubnis oder Gemeinschaftslizenz, Status, Fahrzeuganzahl und Gültigkeitsdaten für Ihre Route.

Was gehört auf die Checkliste für einen polnischen Frachtführer?

Register (KRS oder CEIDG), KREPTD-Lizenz, VIES, Mehrwertsteuer-Weißliste, UFG mit Kennzeichen, RAR bei Registerverfahren, KRZ bei Insolvenzrisiko plus E-Mail und Domain gegen Registerdaten.

Kann ich einen polnischen Frachtführer vor der Beauftragung nur mit NIP prüfen?

NIP plus Land startet KRS oder CEIDG, KREPTD, VIES und Weißliste. Mit Kennzeichen prüfen Sie UFG-Versicherung im öffentlichen UFG-Portal.