Anwendungsfall · Prüfteams
Jakub Wujec
Zuletzt geprüft: 30. Juli 2026
Frachtführerprüfung für Prüfteams vor Freigabe auf die Carrierliste
Interne Prüfteams brauchen bei jeder Freigabe dieselben Registerchecks in derselben Reihenfolge: Firmenstatus, Transportlizenz, USt-IdNr., Versicherung und Kontaktpassung. Konsistenz über Schichten zählt mehr als Einzelheldentum. Halten Sie einen datierten Nachweis fest, bevor Beladedaten rausgehen.
Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe
- Standard-Registersatz je Land, keine persönliche Linkliste.
- Ergebnisse, die Ops und Legal ohne manuelles KRS lesen können.
- Versicherungsquellen mit Kennzeichen (UFG, AIDA, ČKP).
- Zeitstempel, wenn ein Carrier von pending auf approved wechselt.
- PDF und API für TMS oder Compliance-Archiv.
- Gleiche Prüfung bei Re-Freigabe nach Inhaber- oder Kontaktwechsel.
Für wen diese Seite gedacht ist
Interne Carrier-Compliance-Teams, Transportprüf-Desks und Risikofunktionen bei Spediteuren und Brokern mit freigegebener Carrierliste.
Sie schreiben die Policy. Ops erwartet klares pass, review oder stop vor Beladedaten. Diese Seite ist für Teams, die E-Mail-Screenshots über Länder hinweg abstimmen müssen.
Das operative Problem
Prüfteams ertrinken in Links. Polen will KRS und KREPTD. Rumänien ANAF und ARR. Slowakei ORSR und JISCD. Jeder Analyst öffnet je nach Erfahrung eine andere Teilmenge.
Wenn Schicht B freigibt, was Schicht A blockiert hätte, ist es ein Prozessproblem. URL-Tabellen skalieren nicht und liefern keinen Audit-Trail.
Was geprüft werden muss
Ihre Compliance-Policy sollte auf diese fünf Checks in fester Reihenfolge mappen. Eskalation und Listenführung bleiben bei Ihnen.
| Prüfung | Warum | Mögliches Risikosignal |
|---|---|---|
| Handelsregister | Bestätigt, dass der Rechtssubjekt heute existiert und einen Frachtvertrag eingehen kann. | Löschung, Liquidation, Geschäftsaufgabe oder ungeklärter Inhaberwechsel. |
| Transportlizenz (Gemeinschaftslizenz / Erlaubnis) | Bestätigt die Berechtigung für den internationalen oder nationalen Güterverkehr auf der geplanten Route. | Kein Eintrag, inaktiver Status, nur Inlandslizenz bei internationalem Transport. |
| USt-IdNr. (VIES) | USt-Id aktiv und übereinstimmend mit dem Rechnungsaussteller. | Inaktives VIES, abweichender Name, USt-Id einer aufgelösten Gesellschaft. |
| Kfz-Versicherung (Kennzeichen) | Police muss am Beladetag für den Vertragsfrachtführer gelten. | Kein Versicherungsnachweis, abgelaufen, abweichender Versicherungsnehmer. |
| E-Mail und Domain | Kontaktdaten sollten zum Registereintrag und Unternehmensalter passen. | Verdächtige Domain, Freemail-Adresse bei großer Flotte, Imitation eines ähnlichen Firmennamens. |
Wo manuelle Prozesse scheitern
- Senior-Analyst überspringt UFG; Junior behandelt es als Pflicht. Gleiche Firma, zwei Ergebnisse.
- Re-Freigabe nach Inhaberwechsel mit altem Auszug, weil der Carrier schon auf der Liste steht.
- Kein zentraler Eintrag, wenn eine Warnung telefonisch geklärt wurde.
- Länder-Playbook in Word, aber freitags unter Volumen nicht befolgt.
- TMS zeigt approved, niemand weiß, welche Registerversion dahintersteht.
Beispielhafte Prüfreihenfolge
1. Register und Lizenz
KRS oder CEIDG, RAR bei Bedarf, danach KREPTD für den Routenumfang am Buchungstag.
2. USt, Versicherung, Kontakt
VIES und Weißliste, UFG bei Kennzeichen, E-Mail und Domain gegen das Register. Dokumentieren, wer eine Warnung freigegeben hat.
Warnsignale und typische Fehler
Uneinheitliche Standards zwischen Schichten
Gleicher Carrier, anderes Ergebnis je nach Prüfer. Fester Ablauf reduziert diese Drift.
Freigegebene Liste ohne datierten Registernachweis
Carrier vor Jahren freigegeben, keine Re-Prüfung nach Liquidationsantrag.
Warnung mündlich geklärt, nicht in der Akte
Ops erinnert sich an den Anruf; Compliance kann es sechs Monate später nicht rekonstruieren.
PDF als Workflow statt Live-Ergebnis
Team wartet auf Bericht statt auf Prüfergebnis vor Freigabe zu handeln.
Wenn Sie das nicht bei jedem Auftrag wiederholen wollen
Ein Registerpaket je Ländercode, jedes Mal parallel abgerufen. Ihr Compliance-Team sieht dieselben Ergebnisse um 09:00 und um 21:00.
Warnungen und Blocks sind klar beschriftet. PDF hängt an der Carrierakte, wenn Legal oder Versicherer fragt, was am Freigabetag geprüft wurde.
- Gleicher Prozess für Firma, Lizenz, USt, Versicherung und Domain.
- Web-App für manuelle Queue; API für TMS-getriggerte Freigabe.
- Unterstützte Länder: PL, RO, SK, LT, BG, CZ, EE, LV, FR.
- Audit-freundliche Ausgabe: Quellen, Signale, Zeitstempel je Lauf.
Certica
Wollen Sie das nicht bei jedem Auftrag machen?
Certica holt Daten aus denselben Registern, prüft sie und zeigt ein klares Ergebnis: was OK ist und was vor der Beladung geklärt werden muss.
Offizielle Quellen
- KRS (Handelsregister Gesellschaften)https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl
- CEIDG (Gewerberegister Einzelunternehmer)https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
- KREPTD (Transportlizenzregister GITD)https://kreptd.gitd.gov.pl
- RAR (Registerakten-Repository KRS)https://rar.ms.gov.pl/rar/wyszukiwanie
- KRZ (Nationales Schuldnerregister)https://krz.ms.gov.pl/
- VIES (Europäische Kommission)https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
- Mehrwertsteuer-Weißliste (Ministerium Finanzen PL)https://www.gov.pl/web/kas/wykaz-podatnikow-vat
FAQ
Können wir Certica-Ergebnisse internen Risikostufen zuordnen?
Nutzen Sie die Ergebnisse als Input. Ihr Compliance-Team setzt weiterhin die Policy, welche Signale Buchungen stoppen.
Wie passt das in unseren TMS-Freigabeprozess?
API bei neuer Carrier-Anlage oder Status pending. Entscheidung und PDF-Link auf dem Carrier-Datensatz speichern vor approved.
Ersetzt das unsere Checkliste?
Nein. Certica deckt Live-Register ab. Ihre Checkliste kann Zahlungsbedingungen, Referenzen und kundenspezifische Limits enthalten.