Anwendungsfall · Spediteure
Jakub Wujec
Frachtführerprüfung für Spediteure vor der Subunternehmervergabe
Spediteure brauchen Frachtführerprüfung vor jeder Subunternehmervergabe: Firma aktiv im Register, Transportlizenz für die Route, USt-IdNr. in VIES, Versicherung bei Kennzeichen und Kontaktdaten passend zu den Unterlagen. Certica holt diese Quellen parallel, wendet denselben Ablauf an und markiert Risikosignale vor Beladedaten. Das PDF ist Prüfnachweis, nicht das Produkt.
Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe
- Aktueller Handelsregisterauszug des Vertragspartners.
- Transportlizenz im Herkunftslandregister (KREPTD, ARR, JISCD).
- USt-IdNr. aktiv in VIES und konsistent mit Rechnung.
- Kfz-Versicherung über UFG, AIDA oder ČKP bei Kennzeichen.
- E-Mail und Domain passen zu Registeradresse und Firmenalter.
- Schriftlicher Nachweis, wer den Frachtführer freigegeben hat.
Für wen diese Seite gedacht ist
Europäische Spediteure, die Straßentransporte vergeben, Lanes an Asset-Carrier outsourcen und vor dem ersten Auftrag einen wiederholbaren Standard brauchen.
Montag polnischer Frachtführer, Dienstag rumänischer Kontakt vom Board: Ops und Compliance wollen dieselbe Mindestprüfung bei jeder Buchung.
Das operative Problem
Spedition lebt von Geschwindigkeit. Unter Druck vertraut Dispatch einem Lizenz-PDF aus der Mail statt KREPTD oder ARR am Buchungstag.
Screenshots bleiben in Postfächern. UFG oder AIDA wartet auf Kennzeichen, wird dann übersprungen, weil der Lkw schon rollt.
Certica ruft Daten zur Frachtführerprüfung automatisch ab und wertet sie aus, erkennt Risikosignale und unterstützt die Entscheidung vor der Lastübergabe. Der PDF-Bericht ist Dokumentation und Prüfnachweis, nicht der eigentliche Produktwert.
Was geprüft werden muss
| Prüfung | Warum | Mögliches Risikosignal |
|---|---|---|
| Handelsregister | Bestätigt, dass der Rechtssubjekt heute existiert und einen Frachtvertrag eingehen kann. | Löschung, Liquidation, Geschäftsaufgabe oder ungeklärter Inhaberwechsel. |
| Transportlizenz (Gemeinschaftslizenz / Erlaubnis) | Bestätigt die Berechtigung für den internationalen oder nationalen Güterverkehr auf der geplanten Route. | Kein Eintrag, inaktiver Status, nur Inlandslizenz bei internationalem Transport. |
| USt-IdNr. (VIES) | USt-Id aktiv und übereinstimmend mit dem Rechnungsaussteller. | Inaktives VIES, abweichender Name, USt-Id einer aufgelösten Gesellschaft. |
| Kfz-Versicherung (Kennzeichen) | Police muss am Beladetag für den Vertragsfrachtführer gelten. | Kein Versicherungsnachweis, abgelaufen, abweichender Versicherungsnehmer. |
| E-Mail und Domain | Kontaktdaten sollten zum Registereintrag und Unternehmensalter passen. | Verdächtige Domain, Freemail-Adresse bei großer Flotte, Imitation eines ähnlichen Firmennamens. |
Wo manuelle Prozesse scheitern
- Verschiedene Schichten öffnen verschiedene Register.
- Subunternehmerwechsel mitten in der Lane ohne neuen Registerabruf.
- Versicherung nur per Mail-PDF, nicht in UFG oder AIDA bei bekannten Kennzeichen.
- KRS-Auszug vom Vormonat für einen Carrier mit neuen Kontaktdaten.
- Keine Datei, wer den Frachtführer wann und für welche Lane freigegeben hat.
Beispielablauf
- Ops erhält NIP, E-Mail und Kennzeichen vom Subunternehmer.
- Ops übergibt USt-IdNr., E-Mail und Kennzeichen.
- Certica ruft KRS, KREPTD, VIES, UFG und weitere Register parallel ab.
- Certica markiert inaktive Firma, Lizenzlücke oder Versicherungsabweichung.
- Freigabe oder Stopp vor Weitergabe der Beladedaten.
- PDF archivieren, wenn Compliance oder Versicherer einen Prüfnachweis verlangen.
Warnsignale und typische Fehler
Subunternehmerwechsel ohne neue Prüfung
Name auf dem CMR weicht vom freigegebenen Carrier ab. Register erneut prüfen vor Beladung.
Lizenz OK, Firma in Liquidation
KRS oder CEIDG zeigt inaktiven Status bei aggressivem Preis per Mail. Stopp bis Klärung.
USt aktiv, Versicherung auf anderer Firma
VIES passt, UFG zeigt Police auf anderem NIP. Häufig bei Brokern ohne eigene Flotte.
Freemail bei großer Flotte in KREPTD
Viele Fahrzeuge im Register, Kontakt über Gmail oder junge Domain. Domainalter mit Firmenalter vergleichen.
Wie Certica Spediteuren hilft
Ein Request statt KRS, KREPTD, VIES und UFG in separaten Tabs. Registerauszüge, Ergebnis und Domaincheck an einem Ort vor der Vergabe.
Polnischer Carrier montags, rumänischer dienstags: gleicher Ablauf, andere Register im Hintergrund.
- Paralleler Abruf aller unterstützten Register je Land.
- Klare Risikosignale für Ops und Compliance.
- Web-App für Ad-hoc-Checks, API bei TMS-Anbindung.
- PDF mit Quellen, wenn interne Freigabe oder Streitfall einen Nachweis braucht.
Offizielle Quellen
FAQ
Brauchen wir trotzdem eine eigene Checkliste?
Ja. Certica führt Registerprüfungen aus. Ihre Speditionsprozesse können zusätzlich AGB, Versicherungslimits und Kundenfreigaben verlangen.
Welche Länder können wir heute prüfen?
Wir decken heute Polen, Rumänien, Litauen, Tschechien, die Slowakei, Bulgarien, Lettland, Estland und Frankreich ab. Deutsche Frachtführer prüfen wir aktuell nicht. Jedes Land hat eigene Register. Die vollständige Quellenliste steht in der Dokumentation.
Bedeutet eine Warnung Betrug?
Es ist ein Risikosignal zum Anhalten, kein Urteil. Inhaberwechsel oder VAT-Abweichung kann legitim sein. Ihr Team entscheidet über den Auftrag.
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