Anwendungsfall · Spediteure

Jakub Wujec

Zuletzt geprüft: 30. Juli 2026

Frachtführerprüfung für Spediteure vor der Subunternehmervergabe

Vor jeder Subunternehmervergabe prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Firma aktiv im Register, Transportlizenz für die Route, USt-IdNr. in VIES, Versicherung bei Kennzeichen und Kontaktdaten passend zu den Unterlagen. Eine Abweichung ist ein Risikosignal: Beladedaten zurückhalten bis zur Klärung. Firmeneintrag im Register ist nicht dasselbe wie Frachtführerprüfung.

Wichtige Prüfungen vor der Ladungsfreigabe

Aktueller Handelsregisterauszug des Vertragspartners.
Transportlizenz im Herkunftslandregister (KREPTD, ARR, JISCD).
USt-IdNr. aktiv in VIES und konsistent mit Rechnung.
Kfz-Versicherung über UFG, AIDA oder ČKP bei Kennzeichen.
E-Mail und Domain passen zu Registeradresse und Firmenalter.
Schriftlicher Nachweis, wer den Frachtführer freigegeben hat.

Für wen diese Seite gedacht ist

Europäische Spediteure, die Straßentransporte vergeben, Lanes an Asset-Carrier outsourcen und vor dem ersten Auftrag einen wiederholbaren Standard brauchen.

Montag polnischer Frachtführer, Dienstag rumänischer Kontakt vom Board: Ops und Compliance wollen dieselbe Mindestprüfung bei jeder Buchung.

Das operative Problem

Spedition lebt von Geschwindigkeit. Unter Druck vertraut Dispatch einem Lizenz-PDF aus der Mail statt KREPTD oder ARR am Buchungstag.

Screenshots bleiben in Postfächern. UFG oder AIDA wartet auf Kennzeichen, wird dann übersprungen, weil der Lkw schon rollt. Nach dem Schaden fehlt oft der datierte Nachweis, was vor Beladedaten geprüft wurde.

Was geprüft werden muss

Grundprüfungen vor der Auftragsvergabe
Prüfung	Warum	Mögliches Risikosignal
Handelsregister	Bestätigt, dass der Rechtssubjekt heute existiert und einen Frachtvertrag eingehen kann.	Löschung, Liquidation, Geschäftsaufgabe oder ungeklärter Inhaberwechsel.
Transportlizenz (Gemeinschaftslizenz / Erlaubnis)	Bestätigt die Berechtigung für den internationalen oder nationalen Güterverkehr auf der geplanten Route.	Kein Eintrag, inaktiver Status, nur Inlandslizenz bei internationalem Transport.
USt-IdNr. (VIES)	USt-Id aktiv und übereinstimmend mit dem Rechnungsaussteller.	Inaktives VIES, abweichender Name, USt-Id einer aufgelösten Gesellschaft.
Kfz-Versicherung (Kennzeichen)	Police muss am Beladetag für den Vertragsfrachtführer gelten.	Kein Versicherungsnachweis, abgelaufen, abweichender Versicherungsnehmer.
E-Mail und Domain	Kontaktdaten sollten zum Registereintrag und Unternehmensalter passen.	Verdächtige Domain, Freemail-Adresse bei großer Flotte, Imitation eines ähnlichen Firmennamens.

Wo manuelle Prozesse scheitern

Verschiedene Schichten öffnen verschiedene Register.
Subunternehmerwechsel mitten in der Lane ohne neuen Registerabruf.
Versicherung nur per Mail-PDF, nicht in UFG oder AIDA bei bekannten Kennzeichen.
KRS-Auszug vom Vormonat für einen Carrier mit neuen Kontaktdaten.
Keine Datei, wer den Frachtführer wann und für welche Lane freigegeben hat.

Beispielhafte Prüfreihenfolge

1. Handelsregister und Lizenz

KRS oder CEIDG zum NIP auf der Rechnung, danach KREPTD für Route und Fahrzeugtyp.

2. USt, Versicherung, Kontakt

VIES und Weißliste, UFG bei Kennzeichen, dann E-Mail und Domain gegen das Register vor Beladedaten.

Warnsignale und typische Fehler

Subunternehmerwechsel ohne neue Prüfung

Name auf dem CMR weicht vom freigegebenen Carrier ab. Register erneut prüfen vor Beladung.

Lizenz OK, Firma in Liquidation

KRS oder CEIDG zeigt inaktiven Status bei aggressivem Preis per Mail. Stopp bis Klärung.

USt aktiv, Versicherung passt nicht zur Buchung

VIES passt, aber UFG zeigt keinen Schutz, eine andere Policenummer oder eine Fahrzeugbeschreibung, die nicht zum gebuchten Lkw passt. Versicherungsnehmer bei Bedarf über Policendokument oder Versicherer prüfen.

Freemail bei großer Flotte in KREPTD

Viele Fahrzeuge im Register, Kontakt über Gmail oder junge Domain. Domainalter mit Firmenalter vergleichen.

Wenn Sie das nicht bei jedem Auftrag wiederholen wollen

Ein Request statt KRS, KREPTD, VIES und UFG in separaten Tabs. Registerauszüge, Ergebnis und Domaincheck an einem Ort vor der Vergabe.

Polnischer Carrier montags, rumänischer dienstags: gleicher Ablauf, andere Register im Hintergrund.

Paralleler Abruf aller unterstützten Register je Land.
Klare Risikosignale für Ops und Compliance.
Web-App für Ad-hoc-Checks, API bei TMS-Anbindung.
PDF mit Quellen, wenn interne Freigabe oder Streitfall einen Nachweis braucht.

Certica

Wollen Sie das nicht bei jedem Auftrag machen?

Certica holt Daten aus denselben Registern, prüft sie und zeigt ein klares Ergebnis: was OK ist und was vor der Beladung geklärt werden muss.

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Offizielle Quellen

FAQ

Brauchen wir trotzdem eine eigene Checkliste?

Ja. Certica führt Registerprüfungen aus. Ihre Speditionsprozesse können zusätzlich AGB, Versicherungslimits und Kundenfreigaben verlangen.

Welche Länder können wir heute prüfen?

Wir decken heute Polen, Rumänien, Slowakei, Litauen, Lettland, Bulgarien, Tschechien, Estland, Frankreich, Slowenien und Serbien ab. Deutsche Frachtführer prüfen wir aktuell nicht. Jedes Land hat eigene Register. Die vollständige Quellenliste steht in der Dokumentation.

Bedeutet eine Warnung Betrug?

Es ist ein Risikosignal zum Anhalten, kein Urteil. Inhaberwechsel oder VAT-Abweichung kann legitim sein. Ihr Team entscheidet über den Auftrag.