Baza wiedzy · 8 min czytania

Jakub Wujec

Ostatnia weryfikacja: 30 lipca 2026

Jak sprawdzić przewoźnika: kolejność kontroli przed ładunkiem

Sprawdzaj w tej kolejności: rejestr firmy, licencja w KREPTD, VAT, ubezpieczenie przy tablicy, potem kontakt. Wszystko w dniu zlecenia, nie z PDF z poprzedniego miesiąca. Istnienie firmy w rejestrze to nie to samo co weryfikacja przewoźnika. Szczegółowe kroki w każdym rejestrze są w poradnikach poniżej.

Kluczowe kontrole przed wydaniem ładunku

Najpierw świeży odpis KRS albo CEIDG, nie archiwum z TMS.
Potem status licencji w KREPTD, nie tylko skan z maila.
Następnie VIES i biała lista: nazwa jak na fakturze.
Przy znanej tablicy: UFG na dzień załadunku, porównanie polisy z dokumentem.
Na końcu domena i e-mail względem adresu z rejestru.
Zapisz, kto zatwierdził przewoźnika i z jakich źródeł.

Kolejność kontroli przed pierwszym zleceniem

Poniższa kolejność to router decyzji. Każdy krok ma osobny poradnik z kliknięciami w portalu, gdy potrzebujesz pełnego walkthrough.

Krok 1: rejestr firmy (KRS lub CEIDG)

Sp. z o.o.: odpis KRS. JDG: wydruk CEIDG. Sprawdź status, adres, reprezentację i ostatnią zmianę właściciela lub zarządu. Przy świeżych sprawach rejestrowych dołóż RAR. Przy restrukturyzacji lub upadłości dołóż KRZ.

Szczegółowy poradnik: KRS i CEIDG: jak sprawdzić firmę transportową. RAR: wnioski i zmiany rejestrowe. KRZ: restrukturyzacja i upadłość.

Krok 2: licencja w KREPTD

Odczytaj status zezwolenia krajowego lub wspólnotowego na Twoją trasę i typ pojazdu. Skan z maila nie zastępuje wpisu w KREPTD w dniu zlecenia. Który dokument czytać i jak zestawić wypis z rejestrem: Sprawdzenie licencji transportowej.

Krok 3: VAT (VIES i biała lista)

Potwierdź aktywny NIP i zgodność nazwy z fakturą oraz rejestrem. Przy polskich płatnikach dołóż białą listę VAT.

Szczegółowy poradnik: Biała lista VAT przewoźnika.

Krok 4: ubezpieczenie (UFG przy tablicy)

Gdy znasz tablicę, sprawdź OC w UFG na datę załadunku. Ubezpieczający musi być podmiotem z umowy, nie spółką siostrzaną.

Szczegółowy poradnik: UFG: OC pojazdu przewoźnika.

Krok 5: e-mail i domena

Porównaj wiek domeny, adres WWW i telefon z siedzibą z KRS lub CEIDG. Fałszywy przewoźnik często zaczyna od kontaktu, nie od braku wpisu w rejestrze.

Wzorce podszywania: Fałszywy przewoźnik.

Krok 6: decyzja i zapis

Akceptacja, prośba o dokumenty albo stop przed wysłaniem danych załadunku. Zostaw datowany ślad z rejestrów w pliku zlecenia.

Przewoźnik z innego kraju

Ta sama kolejność: rejestr firmy, licencja, VAT, ubezpieczenie, kontakt. Zmieniają się tylko portale. Dla Rumunii użyj poradnika weryfikacji rumuńskiego przewoźnika (ANAF, ARR, VIES).

Czego nie sprawdzać tylko pobieżnie

Skanu licencji z maila bez wpisu w KREPTD w dniu zlecenia.
Odpisu KRS sprzed tygodnia przy nowym kontakcie mailowym.
Samego VIES bez porównania nazwy z fakturą.
Polisy OC bez UFG, gdy masz numer rejestracyjny auta.
Profesjonalnej strony WWW bez porównania z adresem z rejestru.
Ustnej deklaracji, że „przewoźnik jest sprawdzony”.
Samego profilu na Trans.eu albo TIMOCOM. [Czy weryfikacja na giełdzie wystarczy](/baza-wiedzy/czy-weryfikacja-na-gieldzie-wystarczy).

Co zapisać przed pierwszym zleceniem

Weryfikacja jest obronna, gdy w pliku zlecenia widać te same kontrole, które zrobiłeś w dniu zlecenia.

Wydruk lub zrzut KRS, CEIDG, KREPTD, VIES z datą.
Wynik UFG z tablicą i nazwą ubezpieczającego.
Kto zatwierdził przewoźnika, kiedy i na jakiej trasie.
Notatka z rozmowy, jeśli sygnał ryzyka został wyjaśniony.

Sygnały ryzyka i typowe błędy

Adres z rejestru nie pasuje do faktury ani strony WWW

Może wskazywać na firmę-skrzynkę lub podszycie. Zapytaj, zanim podasz dane ładunku.

Licencja tylko krajowa przy transporcie międzynarodowym

Sprawdź w KREPTD linię licencji wspólnotowej, nie tylko zezwolenie krajowe.

Polisa OC na inną nazwę niż przewoźnik z umowy

Poproś o aktualną polisę na podmiot, z którym podpisujesz zlecenie.

Wszystko OK w rejestrze, ale domena świeża lub publiczna skrzynka

Fałszywy przewoźnik często zaczyna od kontaktu. Domena też wchodzi w ten sam przebieg.

Zamiast sprawdzać każdy rejestr osobno

Ręczne przejście pięciu portali przy każdym nowym NIP zajmuje zwykle 20–40 minut. Certica pobiera dane z tych samych rejestrów, sprawdza je i pokazuje, co jest OK, a co trzeba wyjaśnić przed załadunkiem. PDF zostaje w aktach.

Polska: KRS, CEIDG, REGON, RAR, KREPTD, UFG z tablicą, VIES, biała lista, domena.
Sygnały ryzyka wskazują, co wymaga decyzji człowieka przed załadunkiem.
Czas odpowiedzi: większość sprawdzeń kończy się w 10-40 sekund, w zależności od kraju i dostępności rejestrów. Niektóre rejestry mogą trwać dłużej, gdy urzędowe serwisy są wolne lub niedostępne.

Certica

Nie chcesz robić tego przy każdym zleceniu?

Certica pobiera dane z tych samych rejestrów, sprawdza je i pokazuje jasny wynik: co jest OK, a co trzeba wyjaśnić przed załadunkiem.

Sprawdź 20 przewoźników bezpłatnie

Oficjalne źródła

FAQ

Ile trwa ręczna weryfikacja przewoźnika?

Samodzielne przejście portali to zwykle 20–40 minut na przewoźnika, w zależności od kraju i tego, czy masz tablicę.

Co minimum sprawdzić u nowego przewoźnika?

Rejestr, KREPTD, VAT i kontakt w dniu zlecenia. Dołóż UFG, gdy masz tablicę lub procedura tego wymaga.

Czy wystarczy sam NIP?

NIP plus kraj wystarcza, żeby zacząć od rejestru i VIES. Tablica umożliwia sprawdzenie UFG.

Czy wpis w KRS wystarczy?

Nie. Istnienie firmy w rejestrze nie zastępuje licencji, VAT, ubezpieczenia ani kontroli kontaktu.