Jak sprawdzić przewoźnika: proces przed wydaniem ładunku

Ten poradnik opisuje kolejność decyzji przed pierwszym zleceniem: rejestr firmy, licencja w KREPTD, VAT, ubezpieczenie i kontakt. Do odhaczenia kroków użyj checklisty weryfikacji przewoźnika. Wszystko sprawdzaj w dniu zlecenia, nie z PDF z poprzedniego miesiąca.

Kluczowe kontrole przed wydaniem ładunku

Pobierz świeży odpis z KRS albo wydruk z CEIDG, nie archiwum z TMS.
Odczytaj status licencji w KREPTD, nie tylko skan z maila.
Porównaj nazwę z VIES z fakturą i rejestrem.
Sprawdź UFG na podmiot z umowy, nie na spółkę siostrzaną.
Porównaj domenę i e-mail z adresem siedziby z KRS lub CEIDG.
Zapisz, kto zatwierdził przewoźnika i z jakich źródeł korzystałeś.

Jak sprawdzić przewoźnika krok po kroku

Sam wpis w KRS lub CEIDG to nie weryfikacja przewoźnika. Firma może istnieć w rejestrze, a i tak potrzebujesz KREPTD, VIES i UFG przed pierwszym zleceniem.

Sp. z o.o.: KRS, KREPTD, VIES, UFG z tablicą. JDG: CEIDG zamiast KRS, reszta jak wyżej. Przy transporcie międzynarodowym czytaj osobno licencję wspólnotową w KREPTD.

1. Rejestr: forma prawna, status, adres, ostatnia zmiana właściciela lub zarządu.
2. Licencja: zezwolenie krajowe lub wspólnotowe na Twoją trasę i typ pojazdu.
3. VAT: aktywny NIP i zgodność nazwy z fakturą.
4. Ubezpieczenie: ubezpieczający i data ważności przy znanej tablicy.
5. Kontakt: wiek domeny, strona WWW, telefon i e-mail względem rejestru.
6. Decyzja: akceptacja, prośba o dokumenty albo stop przed wysłaniem danych załadunku.

Podstawowe kontrole przed wydaniem ładunku
Kontrola	Po co	Możliwy sygnał ryzyka
Rejestr firmy (KRS / CEIDG)	Potwierdza, że podmiot istnieje i może dziś podpisać umowę przewozu.	Wykreślenie, likwidacja, zawieszenie CEIDG lub zmiana właściciela bez wyjaśnienia.
Licencja transportowa (KREPTD)	Potwierdza uprawnienie do przewozu rzeczy na Twojej trasie.	Brak wpisu, status nieaktywny, licencja tylko krajowa przy transporcie międzynarodowym.
VAT (VIES i biała lista)	NIP aktywny i zgodny z nazwą na fakturze.	Nieaktywny VIES, niezgodna nazwa, NIP na martwej firmie.
Ubezpieczenie OC (UFG z tablicą)	Polisa musi obowiązywać w dniu załadunku na podmiot, z którym podpisujesz umowę.	Brak polisy, wygasła, inny ubezpieczający niż przewoźnik z faktury.
E-mail i domena	Kontakt powinien pasować do adresu i wieku firmy z rejestru.	Podejrzana domena, publiczna skrzynka przy flocie, podszycie pod firmę z podobną nazwą.

Czego nie sprawdzać tylko pobieżnie

Skanu licencji z maila bez wpisu w KREPTD w dniu zlecenia.
Odpisu KRS sprzed tygodnia przy nowym kontakcie mailowym.
Samego VIES bez porównania nazwy z fakturą.
Polisy OC bez UFG, gdy masz numer rejestracyjny auta.
Profesjonalnej strony WWW bez WHOIS i porównania z adresem z rejestru.
Ustnej deklaracji spedytora, że „przewoźnik jest sprawdzony”.

Co zapisać przed pierwszym zleceniem

Weryfikacja przewoźnika jest obronna, gdy w pliku zlecenia widać te same kontrole, które zrobiłeś w dniu zlecenia.

Wydruk lub zrzut KRS, CEIDG, KREPTD, VIES z datą.
Wynik UFG z tablicą i nazwą ubezpieczającego.
Kto zatwierdził przewoźnika, kiedy i na jakiej trasie.
Notatka z rozmowy telefonicznej, jeśli sygnał ryzyka został wyjaśniony.

Sygnały ryzyka i typowe błędy

Adres z rejestru nie pasuje do faktury ani strony WWW

Może wskazywać na firmę-skrzynkę lub podszycie pod inną spółkę. Zapytaj, zanim podasz dane ładunku.

Licencja tylko krajowa przy transporcie międzynarodowym

Sprawdź w KREPTD linię licencji wspólnotowej, nie tylko zezwolenie krajowe.

Polisa OC na inną nazwę niż przewoźnik z umowy

Częste po zmianie marki lub brandingu. Poproś o aktualną polisę na podmiot, z którym podpisujesz zlecenie.

Wszystko OK w rejestrze, ale domena świeża lub publiczna skrzynka

Fałszywy przewoźnik często zaczyna od kontaktu, nie od braku wpisu w KRS. Domena też wchodzi w ten sam przebieg.

Jak Certica wspiera weryfikację przewoźnika

Certica automatycznie pobiera i analizuje dane do weryfikacji przewoźnika, wykrywa sygnały ryzyka i wspiera decyzję przed powierzeniem ładunku. Raport PDF jest dokumentacją i śladem audytowym, nie główną wartością produktu.

Zamiast otwierać pięć portali państwowych, podajesz NIP, kraj, e-mail i tablice. Certica zwraca wyniki weryfikacji i wyciągi z rejestrów dla obsługiwanych krajów.

Polska: KRS, CEIDG, REGON, RAR, KREPTD, UFG z tablicą, VIES, biała lista, domena.
Sygnały ryzyka wskazują, co wymaga decyzji człowieka przed załadunkiem.
Raport PDF, gdy procedura wymaga podpisanego śladu audytowego.

Oficjalne źródła

FAQ

Ile trwa ręczna weryfikacja przewoźnika?

Samodzielne przejście portali to zwykle 20–40 minut na przewoźnika. Certica: wyniki zwykle wracają w sekundy do kilku minut, w zależności od dostępności rejestrów.

Co minimum sprawdzić u nowego przewoźnika?

Rejestr, KREPTD, VAT i kontakt w dniu zlecenia. Dołóż UFG, gdy masz tablicę lub procedura tego wymaga.

Czy wystarczy sam NIP?

NIP plus kraj wystarcza, żeby zacząć od rejestru i VIES. Tablica umożliwia sprawdzenie UFG i innych źródeł oznaczonych (tablica) w Dokumentacji.

Jakie kraje obsługuje Certica?

Dziś obsługujemy Polskę, Rumunię, Słowację, Litwę, Bułgarię, Czechy, Estonię, Łotwę i Francję. Każdy kraj ma inne rejestry. Pełną listę źródeł znajdziesz w Dokumentacji.

Powiązane strony

Certica

Te same kontrole, automatycznie

Certica zbiera dane z rejestrów, VAT, licencji, ubezpieczenia i domeny w jednym przebiegu, stosuje reguły ryzyka i zapisuje raport PDF zanim oddasz ładunek.

Sprawdź 20 przewoźników bezpłatnie

Bez karty. Wyniki zwykle wracają w sekundy do kilku minut, w zależności od dostępności rejestrów.