Checklista · 8 min czytania

Jakub Wujec

Ostatnia weryfikacja: 30 lipca 2026

Checklista weryfikacji przewoźnika przed pierwszym zleceniem

Odhacz pięć kroków przed przyjęciem zlecenia: aktywny wpis w rejestrze, licencja w KREPTD na Twoją trasę, VAT zgodny z fakturą, OC ważne dziś i kontakt pasujący do dokumentów. Jedna niezgodność nie dowodzi oszustwa. To sygnał ryzyka: zatrzymaj wysyłkę danych załadunku, dopóki go nie wyjaśnisz.

Kluczowe kontrole przed wydaniem ładunku

Aktualny odpis KRS albo wydruk CEIDG z dzisiejszą datą.
Status licencji w KREPTD, nie tylko skan z załącznika.
VIES i biała lista VAT: NIP aktywny, nazwa jak na fakturze.
UFG po tablicy: ochrona OC na dzień załadunku, tożsamość stron z dokumentu polisy.
E-mail i domena zgodne z adresem z rejestru, kontakt przez niezależny kanał.
Przy brakach lub sprzecznych datach: stop do wyjaśnienia.

Kolejność odhaczeń na checkliście

Używaj tej kolejności przy każdym nowym przewoźniku, nawet gdy stawka jest dobra. W piątek wieczorem najczęściej pomija się nie rejestr, tylko porównanie kontaktu.

1. Rejestr firmy

Forma prawna, status, adres, ostatnia zmiana właściciela lub zarządu. Przy świeżych sprawach rejestrowych: RAR. Przy restrukturyzacji lub upadłości: KRZ.

Poradniki: KRS i CEIDG: jak sprawdzić firmę transportową, RAR: wnioski i zmiany rejestrowe oraz KRZ: restrukturyzacja i upadłość.

Status aktywny na dziś.
Nazwa i adres jak na fakturze.
Brak niewyjaśnionej zmiany zarządu tuż przed kontaktem.

2. Licencja w KREPTD

Zezwolenie krajowe lub wspólnotowe na trasę i typ pojazdu. Odczytaj portal w dniu zlecenia. Poradnik: Sprawdzenie licencji transportowej.

Wpis istnieje i nie jest zawieszony.
Zakres pasuje do trasy UE albo krajowej.

3. VAT

VIES plus biała lista dla polskich płatników. Nazwa musi pasować do faktury i rejestru.

Poradnik: Biała lista VAT przewoźnika.

4. Ubezpieczenie

Przy tablicy: UFG na datę załadunku. Tożsamość ubezpieczonego lub ubezpieczającego porównaj z dokumentem polisy albo potwierdź u ubezpieczyciela.

Poradnik: UFG: OC pojazdu przewoźnika.

5. E-mail i domena

Kontakt zgodny z rejestrem i wiekiem firmy. Wzorce podszycia: Fałszywy przewoźnik.

Domena nie jest z zeszłego tygodnia przy firmie z dziesięcioletnim wpisem.
Brak freemaila u operatora z dużą flotą bez wyjaśnienia.

Czego nie odhaczać tylko z PDF

Skanu licencji bez KREPTD w dniu zlecenia.
Samego „OK” od handlowca bez VIES i rejestru.
Polisy OC bez UFG przy znanej tablicy.
Starej akceptacji przewoźnika sprzed zmiany właściciela.
Profesjonalnego PDF bez daty i bez porównania z rejestrem.
Samego profilu na Trans.eu albo TIMOCOM. [Czy weryfikacja na giełdzie wystarczy](/baza-wiedzy/czy-weryfikacja-na-gieldzie-wystarczy).

Co zostawić w pliku zlecenia

Zrzuty lub PDF z rejestrów z datą.
Wynik UFG z tablicą, jeśli była znana.
Kto zatwierdził i na jakiej trasie.
Notatka, jeśli sygnał ryzyka zamknięto rozmową.

Sygnały ryzyka i typowe błędy

Martwa firma w KRS, aktywny NIP w VIES

Często stary NIP w obrocie. Porównaj rejestr i VIES, zanim podasz szczegóły ładunku.

Licencja zawieszona przy transporcie międzynarodowym

Nie ufaj PDF z maila. Odczytaj KREPTD sam w dniu zlecenia.

OC na inną spółkę niż kontrahent

Ubezpieczający musi być Twoim przewoźnikiem. Przy niezgodności poproś o aktualną polisę.

Nowa domena e-mail

Sama w sobie nie dowodzi oszustwa. Niepokoi, gdy reszta też się nie zgadza.

Zamiast sprawdzać każdy rejestr osobno

Ręczna checklista przy każdym nowym NIP szybko zjada zmianę. Certica robi te same kontrole rejestru, VAT, licencji, ubezpieczenia i domeny w jednym przebiegu i pokazuje, co jest OK, a co trzeba wyjaśnić przed załadunkiem. PDF zostaje w pliku przewoźnika.

Polska i pozostałe obsługiwane kraje w jednym przebiegu.
Jasny wynik weryfikacji w jednym raporcie.
Czas odpowiedzi: większość sprawdzeń kończy się w 10-40 sekund, w zależności od kraju i dostępności rejestrów. Niektóre rejestry mogą trwać dłużej, gdy urzędowe serwisy są wolne lub niedostępne.

Certica

Nie chcesz robić tego przy każdym zleceniu?

Certica pobiera dane z tych samych rejestrów, sprawdza je i pokazuje jasny wynik: co jest OK, a co trzeba wyjaśnić przed załadunkiem.

Sprawdź 20 przewoźników bezpłatnie

Oficjalne źródła

FAQ

Ile czasu zajmuje ta checklista ręcznie?

Otwieranie portali samodzielnie to zwykle 20–40 minut na przewoźnika.

Czy jeden sygnał ryzyka oznacza oszustwo?

Nie. Oznacza powtórkę kontroli. Łącz rejestr, KREPTD, VAT, UFG i kontakt, zanim zaakceptujesz lub odrzucisz.

Czy nadal prosić przewoźnika o dokumenty?

Tak. Rejestry pokazują status urzędowy na dziś. Procedura może nadal wymagać polisy OC i podpisanych warunków.

Gdzie jest pełny opis procesu, nie tylko checklista?

W poradniku Jak sprawdzić przewoźnika. Ta strona to skrócona kolejność odhaczeń z linkami do szczegółów.