Checklista weryfikacji przewoźnika przed pierwszym zleceniem

Ta checklista weryfikacji przewoźnika obejmuje pięć kroków przed przyjęciem zlecenia: aktywny wpis w rejestrze, licencja w KREPTD na Twoją trasę, VAT zgodny z fakturą, OC ważne dziś i kontakt pasujący do dokumentów. Jedna niezgodność nie dowodzi oszustwa. To sygnał ryzyka: zatrzymaj wysyłkę danych załadunku, dopóki go nie wyjaśnisz.

Kluczowe kontrole przed wydaniem ładunku

Aktualny odpis KRS albo wydruk CEIDG z dzisiejszą datą.
Status licencji w KREPTD, nie tylko skan z załącznika.
VIES i biała lista VAT: NIP aktywny, nazwa jak na fakturze.
Polisa OC i UFG: ubezpieczający to podmiot z umowy.
E-mail, domena i telefon zgodne z adresem z rejestru.
Przy brakach lub sprzecznych datach: stop do wyjaśnienia.

Co sprawdzić przed pierwszym ładunkiem

Używaj tej checklisty przy każdym nowym przewoźniku, nawet gdy stawka jest dobra. W piątek wieczorem zespoły najczęściej pomijają krok w rejestrze.

Forma prawna, status firmy, ostatnie zmiany w KRS lub CEIDG.
Licencja wspólnotowa lub krajowa na trasę i typ pojazdu.
VAT aktywny i spójny z nazwą na fakturze.
Ubezpieczenie przypisane do podmiotu, z którym podpisujesz umowę.
E-mail i domena zgodne z tym, co widać w KRS lub CEIDG.

Kontrole w rejestrze firm

Sam wpis w KRS lub CEIDG to nie weryfikacja przewoźnika. Firma może istnieć w rejestrze, a i tak potrzebujesz KREPTD, VIES i UFG przed pierwszym zleceniem.

Rejestr firm: na co patrzeć
Kontrola	Po co	Możliwy sygnał ryzyka
Status podmiotu	Tylko aktywna firma powinna dziś przewozić Twój ładunek	Likwidacja, wykreślenie CEIDG, zawieszenie działalności
Właściciel lub zarząd	Zmiana właściciela może tłumaczyć nowy kontakt	Niewyjaśniona zmiana: zadzwoń przed załadunkiem
Adres siedziby	Faktura i kontakt powinny pasować do rejestru	Inny adres bez powodu: dopytaj
Postępowania (RAR)	Upadłość lub restrukturyzacja wpływa na wykonanie	Wpis w RAR: eskaluj wewnętrznie

Licencja, VAT i ubezpieczenie

Kontrole operacyjne na checkliście
Kontrola	Po co	Możliwy sygnał ryzyka
Licencja w KREPTD	Potwierdza prawo do przewozu na Twojej trasie	Brak wpisu, zawieszenie, tylko zezwolenie krajowe przy UE
NIP / VAT	Identyfikator podatkowy musi być aktywny dziś	Nieaktywny VIES, niezgodna nazwa w rejestrze
OC pojazdu (UFG)	Polisa musi obowiązywać w dniu jazdy	Wygasła, brak wpisu, inny ubezpieczający niż przewoźnik

E-mail i domena

Wiele problemów zaczyna się tutaj, nie w KRS. Sprawdź wiek domeny i czy strona WWW ma ten sam adres co rejestr.

Domena zarejestrowana w zeszłym tygodniu, firma w KRS od dziesięciu lat.
Adres WWW inny niż siedziba z odpisu.
Gmail u operatora, który deklaruje kilkadziesiąt aut.
Ten sam telefon u dwóch niepowiązanych nazw przewoźnika.

Czego nie sprawdzać tylko pobieżnie

Skanu licencji bez KREPTD w dniu zlecenia.
Samego „OK” od handlowca bez VIES i rejestru.
Polisy OC bez UFG przy znanej tablicy.
Starej akceptacji przewoźnika sprzed zmiany właściciela.
Profesjonalnego PDF bez daty i bez porównania z rejestrem.
Freemail bez porównania z formą prawną z KRS lub CEIDG.

Pełny obraz weryfikacji

Podstawowe kontrole przed wydaniem ładunku
Kontrola	Po co	Możliwy sygnał ryzyka
Rejestr firmy (KRS / CEIDG)	Potwierdza, że podmiot istnieje i może dziś podpisać umowę przewozu.	Wykreślenie, likwidacja, zawieszenie CEIDG lub zmiana właściciela bez wyjaśnienia.
Licencja transportowa (KREPTD)	Potwierdza uprawnienie do przewozu rzeczy na Twojej trasie.	Brak wpisu, status nieaktywny, licencja tylko krajowa przy transporcie międzynarodowym.
VAT (VIES i biała lista)	NIP aktywny i zgodny z nazwą na fakturze.	Nieaktywny VIES, niezgodna nazwa, NIP na martwej firmie.
Ubezpieczenie OC (UFG z tablicą)	Polisa musi obowiązywać w dniu załadunku na podmiot, z którym podpisujesz umowę.	Brak polisy, wygasła, inny ubezpieczający niż przewoźnik z faktury.
E-mail i domena	Kontakt powinien pasować do adresu i wieku firmy z rejestru.	Podejrzana domena, publiczna skrzynka przy flocie, podszycie pod firmę z podobną nazwą.

Sygnały ryzyka i typowe błędy

Martwa firma w KRS, aktywny NIP w VIES

Często stary NIP w obrocie. Porównaj rejestr i VIES, zanim podasz szczegóły ładunku.

Licencja zawieszona przy transporcie międzynarodowym

Nie ufaj PDF z maila. Odczytaj KREPTD sam w dniu zlecenia.

OC na inną spółkę niż kontrahent

Ubezpieczający musi być Twoim przewoźnikiem. Przy niezgodności poproś o aktualną polisę.

Nowa domena e-mail

Sama w sobie nie dowodzi oszustwa. Niepokoi, gdy reszta też się nie zgadza.

Jak Certica wspiera tę checklistę

Certica automatycznie pobiera i analizuje dane do weryfikacji przewoźnika, wykrywa sygnały ryzyka i wspiera decyzję przed powierzeniem ładunku. Raport PDF jest dokumentacją i śladem audytowym, nie główną wartością produktu.

Certica robi te same kontrole rejestru, VAT, licencji, ubezpieczenia i domeny w jednym żądaniu. Sygnały ryzyka wskazują, co wymaga decyzji człowieka przed załadunkiem.

Polska i osiem innych krajów w produkcji.
Jasny wynik weryfikacji w jednym raporcie.
PDF z wyciągami rejestrów do pliku przewoźnika.

Oficjalne źródła

FAQ

Ile czasu zajmuje ta checklista ręcznie?

Otwieranie portali samodzielnie to zwykle 20–40 minut. Certica: wyniki zwykle wracają w sekundy do kilku minut, w zależności od dostępności rejestrów.

Czy jeden sygnał ryzyka oznacza oszustwo?

Nie. Oznacza powtórkę kontroli. Łącz rejestr, KREPTD, VAT, UFG i kontakt, zanim zaakceptujesz lub odrzucisz.

Czy nadal prosić przewoźnika o dokumenty?

Tak. Rejestry pokazują status urzędowy na dziś. Procedura może nadal wymagać polisy OC i podpisanych warunków.

Jakie kraje obejmuje Certica?

Dziś obsługujemy Polskę, Rumunię, Słowację, Litwę, Bułgarię, Czechy, Estonię, Łotwę i Francję. Każdy kraj ma inne rejestry. Pełną listę źródeł znajdziesz w Dokumentacji.

Powiązane strony

Certica

Te same kontrole, automatycznie

Certica zbiera dane z rejestrów, VAT, licencji, ubezpieczenia i domeny w jednym przebiegu, stosuje reguły ryzyka i zapisuje raport PDF zanim oddasz ładunek.

Sprawdź 20 przewoźników bezpłatnie

Bez karty. Wyniki zwykle wracają w sekundy do kilku minut, w zależności od dostępności rejestrów.