Przypadek użycia · Spedytorzy
Jakub Wujec
Ostatnia weryfikacja: 30 lipca 2026
Weryfikacja przewoźnika dla spedytorów przed zleceniem podwykonawcy
Przed każdym podwykonawcą sprawdź w tej kolejności: firma aktywna w rejestrze, licencja na trasę, VAT w VIES, ubezpieczenie przy tablicy i kontakt zgodny z dokumentami. Jedna niezgodność to sygnał ryzyka: wstrzymaj dane załadunku do wyjaśnienia. Istnienie firmy w rejestrze to nie to samo co weryfikacja przewoźnika.
Kluczowe kontrole przed wydaniem ładunku
- Aktualny wydruk z rejestru firmy, z którym podpisujesz umowę.
- Licencja transportowa w rejestrze kraju VAT przewoźnika.
- VAT aktywny w VIES i zgodny z fakturą.
- Ubezpieczenie OC z UFG, AIDA lub ČKP przy tablicy.
- E-mail i domena zgodne z adresem i wiekiem firmy z rejestru.
- Zapis, kto i kiedy zatwierdził przewoźnika na liście.
Dla kogo jest ta strona
Europejscy spedytorzy drogowi, którzy zlecają trasy asset carrierom i potrzebują powtarzalnej kontroli przed pierwszym załadunkiem.
W poniedziałek polski NIP, we wtorek rumuński kontakt z giełdy ładunków: operacje i compliance chcą ten sam standard przy każdym zleceniu.
Problem operacyjny
Spedycja żyje z tempa. Pod presją dispatch ufa skanowi licencji z maila zamiast KREPTD lub ARR w dniu zlecenia.
Zrzuty zostają w skrzynkach. UFG lub AIDA czeka na tablice, a potem odpada, bo auto już jedzie. Po szkodzie nikt nie ma datowanego śladu, co sprawdzono przed danymi załadunku.
Co trzeba sprawdzić
| Kontrola | Po co | Możliwy sygnał ryzyka |
|---|---|---|
| Rejestr firmy (KRS / CEIDG) | Potwierdza, że podmiot istnieje i może dziś podpisać umowę przewozu. | Wykreślenie, likwidacja, zawieszenie CEIDG lub zmiana właściciela bez wyjaśnienia. |
| Licencja transportowa (KREPTD) | Potwierdza uprawnienie do przewozu rzeczy na Twojej trasie. | Brak wpisu, status nieaktywny, licencja tylko krajowa przy transporcie międzynarodowym. |
| VAT (VIES i biała lista) | NIP aktywny i zgodny z nazwą na fakturze. | Nieaktywny VIES, niezgodna nazwa, NIP na martwej firmie. |
| Ubezpieczenie OC (UFG z tablicą) | UFG potwierdza ochronę OC dla tablicy na dzień załadunku oraz może zwrócić numer polisy, markę pojazdu i ubezpieczyciela. | Brak danych w UFG, wygasła ochrona albo opis pojazdu niezgodny ze zleceniem. |
| E-mail i domena | Kontakt powinien pasować do adresu i wieku firmy z rejestru. | Podejrzana domena, publiczna skrzynka przy flocie, podszycie pod firmę z podobną nazwą. |
Gdzie manualny proces się wykoleja
- Różne osoby otwierają różne rejestry w zależności od zmiany.
- Podmiana podwykonawcy w trakcie trasy bez nowego odczytu rejestru.
- Ubezpieczenie tylko z PDF maila, bez UFG lub AIDA przy znanych tablicach.
- Stary wydruk KRS przy nowym kontakcie od przewoźnika.
Przykładowa kolejność kontroli
1. Rejestr i licencja
KRS lub CEIDG po NIP z faktury, potem KREPTD na trasę i typ pojazdu.
2. VAT, ubezpieczenie, kontakt
VIES i biała lista, UFG przy tablicy, potem e-mail i domena względem rejestru przed danymi załadunku.
Sygnały ryzyka i typowe błędy
Podmiana podwykonawcy bez nowej kontroli
Nazwa na CMR inna niż zatwierdzony przewoźnik. Ponów odczyt rejestrów przed załadunkiem.
Licencja OK, firma w likwidacji
KRS lub CEIDG pokazuje status nieaktywny przy niskiej stawce z maila. Stop do wyjaśnienia.
VAT aktywny, ubezpieczenie nie pasuje do zlecenia
VIES pasuje, ale UFG pokazuje brak ochrony, inny numer polisy albo opis pojazdu niezgodny ze zleceniem. Tożsamość stron polisy porównaj z dokumentem albo potwierdź u ubezpieczyciela.
Zamiast sprawdzać każdy rejestr osobno
Jeden przebieg zamiast KRS, KREPTD, VIES i UFG w osobnych kartach. Wyciągi, wynik i domena w jednym miejscu przed zleceniem.
- Równoległe sprawdzenie rejestrów dla danego kraju.
- Jasne sygnały ryzyka dla operacji i compliance.
- Aplikacja web lub API przy integracji z TMS.
Certica
Nie chcesz robić tego przy każdym zleceniu?
Certica pobiera dane z tych samych rejestrów, sprawdza je i pokazuje jasny wynik: co jest OK, a co trzeba wyjaśnić przed załadunkiem.
Oficjalne źródła
- KRS (Ministerstwo Sprawiedliwości)https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl
- CEIDG (publiczna wyszukiwarka)https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
- KREPTD (GITD)https://kreptd.gitd.gov.pl
- RAR (Repozytorium Akt Rejestrowych)https://rar.ms.gov.pl/rar/wyszukiwanie
- KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych)https://krz.ms.gov.pl/
- VIES (Komisja Europejska)https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
- Biała lista VAT (Ministerstwo Finansów)https://www.gov.pl/web/kas/wykaz-podatnikow-vat
FAQ
Czy nadal potrzebujemy własnej checklisty?
Tak. Certica robi odczyt rejestrów. Wasz proces może dodatkowo wymagać umów, limitów OC i akceptacji klienta.
Które kraje obsługujecie dziś?
Dziś obsługujemy Polska, Rumunia, Słowacja, Litwa, Łotwa, Bułgaria, Czechy, Estonia, Francja, Słowenia i Serbia. Każdy kraj ma inne rejestry. Pełną listę źródeł znajdziesz w Dokumentacji.