Rejestry firm · 10 min czytania
Jakub Wujec
Jak zweryfikować przewoźnika w KRS? Poradnik krok po kroku
Ten poradnik tłumaczy, jak przeczytać odpis pełny KRS bez prawniczego żargonu. Po kolei zobaczysz, co pobrać, gdzie patrzeć i na co zwracać uwagę przy weryfikacji przewoźnika w KRS.
Potrzebujesz skróconej checklisty bez zrzutów ekranu? KRS i CEIDG: jak sprawdzić firmę transportową
W skrócie
Co odpis KRS mówi o przewoźniku?
Odpis z KRS nie powie Ci, czy przewoźnik dowiezie ładunek na czas. Pokaże za to, czy spółka realnie istnieje, kto nią zarządza i czy w ostatnich miesiącach nie zmienił się właściciel albo zarząd. Poniżej rozkładamy odpis na 8 kroków.
Krok 1
Pobierz odpis pełny
Tylko odpis pełny pokazuje kompletną historię zmian.
Krok 2
Sprawdź, czy odpis jest aktualny
W nagłówku odpisu sprawdź datę, godzinę i numer KRS. Dokument musi dotyczyć właściwej spółki i być pobrany na potrzeby obecnie trwającego sprawdzenia.
Krok 3
Zapisz wpisy z ostatnich 12 miesięcy
Na początku odpisu znajdź numery wpisów z ostatnich 12 miesięcy.
Krok 4
Zrozum kolumny wprow. i wykr.
Skróty «wprow.» i «wykr.» pokazują, którym wpisem informacja weszła do KRS i kiedy została wykreślona. Porównaj je z listą wpisów z ostatnich 12 miesięcy.
Krok 5
Sprawdź wspólników
W Dziale 1 Rubryce 7 zobacz, czy wpisy z ostatnich 12 miesięcy pojawiają się przy udziałach lub wykreśleniach.
Krok 6
Sprawdź zarząd
W Dziale 2 Rubryce 1 zobacz, czy wpisy z ostatnich 12 miesięcy dotyczą członków zarządu, funkcji lub wykreśleń.
Krok 7
Przejrzyj działy 4, 5 i 6
Tu szukasz wpisów o zaległościach, kuratorze, likwidacji, upadłości, restrukturyzacji albo zawieszeniu.
Krok 8
Porównaj z RAR
Rejestr Akt Rejestrowych pokazuje sprawy w sądzie rejestrowym. Sprawa z ostatnich 12 miesięcy bez wpisu w KRS wymaga wyjaśnienia.
Czym właściwie są dokumenty dostępne w KRS?
KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, jest rejestrem spółek i innych podmiotów. Przy przewoźniku sprawdzasz w nim przede wszystkim spółki, na przykład sp. z o.o. lub spółkę akcyjną. Co istotne, jednoosobowej działalności gospodarczej nie znajdziesz w KRS, lecz w CEIDG.
W odpisie pełnym, który pobieramy na potrzeby weryfikacji, zwracamy uwagę przede wszystkim na cztery grupy informacji:
- Początek odpisu pokazuje historię wpisów.
- Dział 1 Rubryka 7 pokazuje wspólników i udziały.
- Dział 2 Rubryka 1 pokazuje zarząd.
- Działy 4, 5 i 6 pokazują wpisy, które mogą być poważnym sygnałem ryzyka, np. o zaległościach czy upadłości spółki.
Jak myśleć o odpisie
Odpis pełny to nie jest zwykła wizytówka firmy. To historia zmian w rejestrze. Dlatego weryfikacja polega na połączeniu dwóch rzeczy: kiedy była zmiana i czego dotyczyła.
Krok 1: pobierz odpis pełny
Wchodzimy na wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl, wpisujemy NIP lub REGON i wchodzimy w szczegóły podmiotu. Potrzebujesz odpisu pełnego, bo tylko on pokazuje kompletną historię zmian w tym rejestrze.
Dlaczego to ważne
Jeśli czytasz tylko informacje aktualne, możesz zobaczyć obecny zarząd, ale nie zobaczysz łatwo, czy zarząd zmienił się niedawno. A to właśnie niedawne zmiany są najważniejsze w tej weryfikacji.
Na co zwrócić uwagę: Czy to właściwa spółka i czy w wynikach wyszukiwania nie widać postępowania upadłościowego.
Co dalej: Jeśli wynik się zgadza, przejdź do szczegółów podmiotu i pobierz odpis pełny.
Na co zwrócić uwagę: Czy pobierasz dokument z sekcji «Informacje pełne», a nie «Informacje aktualne».
Co dalej: Odpis pełny zawiera historię wpisów, bez niego nie ocenisz zmian w spółce z ostatnich 12 miesięcy.
Krok 2: sprawdź, czy odpis jest aktualny i dotyczy tej spółki
Odpis jest zdjęciem rejestru z konkretnego momentu. Na początku sprawdź datę, godzinę i numer KRS. Numer KRS powinien pasować do przewoźnika, którego weryfikujesz, a dokument powinien być pobrany na potrzeby właśnie przeprowadzanej weryfikacji.
Na co zwrócić uwagę: Datę, godzinę i numer KRS. Ten numer przyda się za chwilę w RAR.
Co dalej: Stary PDF albo inny numer KRS niż na zleceniu? Pobierz aktualny odpis samodzielnie.
Krok 3: znajdź wpisy z ostatnich 12 miesięcy
Nie zaczynaj od wspólników ani zarządu. Najpierw przejdź na początek odpisu i znajdź listę wpisów. Wypisz numery wpisów z ostatnich 12 miesięcy. To będą numery, których szukasz dalej w dokumencie.
Na przykładzie poniżej numery wpisów 6, 7 i 8 pochodzą z ostatnich 12 miesięcy. Wszystkie trzy dotyczą sprawozdań finansowych. To jeszcze nie znaczy, że wszystko jest w porządku. Trzeba sprawdzić, czy któryś z tych numerów wyświetla się również przy wspólnikach albo zarządzie. Jeśli numer nie pojawia się ponownie, struktura spółki prawdopodobnie nie zmieniła się w ostatnich 12 miesięcy.
Na co zwrócić uwagę: Które numery wpisów pochodzą z ostatnich 12 miesięcy i czego dotyczą. Tu wpisy 6, 7 i 8 to sprawozdania finansowe.
Co dalej: Zapisz te numery. Za chwilę sprawdzisz, czy pojawiają się ponownie przy wspólnikach i zarządzie.
Krok 4: zrozum kolumny wprow. i wykr.
W odpisie często zobaczysz skróty „wprow.” i „wykr.”. Same skróty nie są trudne: „wprow.” mówi, którym wpisem informacja została wprowadzona do KRS, a „wykr.” mówi, którym wpisem została wykreślona. Wszystko nabiera sensu wtedy, gdy porównasz te numery z listą wpisów z ostatnich 12 miesięcy.
| Kolumna | Znaczenie | Co z tym robimy |
|---|---|---|
| wprow. | Numer wpisu, którym informacja weszła do KRS. | Jeśli numer pochodzi z ostatnich 12 miesięcy, sprawdź, czego dotyczy. |
| wykr. | Numer wpisu, którym informacja została wykreślona. | Wykreślenie wspólnika albo członka zarządu z ostatnich 12 miesięcy wymaga wyjaśnienia. |
Przykład
Przy członku zarządu stoi „wprow. 21” i „wykr. 27”. Wpis 21 wprowadził tę osobę do zarządu, a wpis 27 ją wykreślił. Jeśli wpis 27 pochodzi z ostatnich 12 miesięcy, skład zarządu zmienił się niedawno i trzeba ustalić, co się stało.
Krok 5: sprawdź wspólników i udziały
W Dziale 1 Rubryce 7 sprawdzasz, kto jest wspólnikiem i ile ma udziałów. Tu wracasz do numerów wpisów z ostatnich 12 miesięcy. Jeśli numer z tego okresu pojawia się przy udziałach albo przy wykreśleniu wspólnika, oznacza to niedawną zmianę właścicielską.
Sama zmiana wspólnika nie musi oznaczać oszustwa. Jest jednak informacją, którą warto wyjaśnić przed zleceniem: kto teraz kontroluje spółkę, czy zmieniła się reprezentacja i czy dokumenty przewoźnika są nadal aktualne.
Na co zwrócić uwagę: Czy numer wpisu z ostatnich 12 miesięcy pojawia się przy udziałach albo wykreśleniu wspólnika.
Co dalej: Zmiana właścicielska w ostatnich 12 miesiącach wymaga wyjaśnienia, zanim podejmiesz decyzję o współpracy.
Krok 6: sprawdź zarząd
W Dziale 2 Rubryce 1 sprawdzasz zarząd, czyli osoby uprawnione do prowadzenia spraw spółki. Zasada jest taka sama: szukasz numerów wpisów z ostatnich 12 miesięcy przy osobach, funkcjach i wykreśleniach.
Jeśli przy zarządzie są tylko starsze numery, zarząd nie wygląda na niedawno zmieniony. Jeśli pojawia się „wprow.” albo „wykr.” z ostatnich 12 miesięcy, dopytaj, kto dziś podpisuje dokumenty i czy osoba kontaktowa naprawdę działa w imieniu spółki.
Na co zwrócić uwagę: Czy przy zarządzie są tylko starsze numery, bez wykreślenia z ostatnich 12 miesięcy.
Co dalej: Jeśli zarząd wygląda stabilnie, sprawdź jeszcze działy 4, 5 i 6.
Na co zwrócić uwagę: Czy przy zarządzie widać „wprow.” albo „wykr.” z ostatnich 12 miesięcy.
Co dalej: Zmiana zarządu w ostatnich 12 miesiącach wymaga wyjaśnienia, nawet gdy działy 4, 5 i 6 są puste.
Krok 7: przejrzyj działy 4, 5 i 6
Po wspólnikach i zarządzie przejdź do działów 4, 5 i 6. Tu nie chodzi już o zwykłe zmiany organizacyjne. Tu szukasz wpisów, które mogą poważnie wpływać na bezpieczeństwo współpracy.
Zaległości, wierzytelności, kurator, likwidacja, upadłość, restrukturyzacja albo zawieszenie działalności to nie są drobiazgi. Jeśli widzisz taki wpis, nie interpretuj go na skróty. Zatrzymaj proces i wyjaśnij sprawę.
Na co zwrócić uwagę: Czy w Dziale 4 wszędzie jest «Brak wpisów».
Co dalej: Dział 4 nie blokuje weryfikacji, jeśli faktycznie wszędzie jest «Brak wpisów».
Na co zwrócić uwagę: Kurator, likwidacja, upadłość, restrukturyzacja i zawieszenie.
Co dalej: Jeśli wszędzie jest «Brak wpisów», te działy nie blokują weryfikacji.
Krok 8: porównaj KRS z RAR
RAR, czyli Rejestr Akt Rejestrowych, pokazuje sprawy prowadzone dla podmiotu w sądzie rejestrowym. Numer KRS z nagłówka odpisu wpisz do Rejestru Akt Rejestrowych. Patrz przede wszystkim na sprawy z ostatnich 12 miesięcy.
Porównaj numery spraw z RAR z sygnaturami akt przy wpisach na początku odpisu KRS. Jeśli sprawa z ostatnich 12 miesięcy w RAR nie ma jeszcze odpowiadającego jej wpisu w KRS, zmiana może być w toku. To nie musi oznaczać problemu, ale wymaga wyjaśnienia.
Jak to czytać:
- Sprawa starsza niż 12 miesięcy i już wpisana w KRS: zwykle nie blokuje weryfikacji.
- Sprawa z ostatnich 12 miesięcy i widoczna w KRS: sprawdź, czego dotyczyła.
- Sprawa z ostatnich 12 miesięcy w RAR, której nie ma w KRS: dopytaj, bo zmiana może być jeszcze nierozstrzygnięta.
Podsumowanie: jak podjąć decyzję po lekturze KRS?
Po przejściu przez odpis powinieneś umieć odpowiedzieć na trzy pytania: czy dokument jest aktualny, czy w ostatnich 12 miesiącach zmieniali się wspólnicy lub zarząd oraz czy działy 4-6 albo RAR pokazują coś, czego nie da się spokojnie wyjaśnić.
OK
Odpis jest aktualny, numery z ostatnich 12 miesięcy nie wracają przy wspólnikach ani zarządzie, działy 4-6 są puste, a RAR nie pokazuje niezamkniętej sprawy.
Dopytaj
Numer wpisu z ostatnich 12 miesięcy pojawia się przy wspólnikach albo zarządzie, albo RAR pokazuje sprawę z tego okresu. Najpierw ustal, co się zmieniło i czy dokumenty przewoźnika są nadal aktualne.
Stop
W działach 4, 5 albo 6 są wpisy, dokument jest stary, dane spółki się nie zgadzają albo nie da się wyjaśnić niedawnej sprawy z RAR. Nie opieraj zlecenia na domysłach.
Certica
Nie chcesz robić tego ręcznie?
Certica automatyzuje ten sam proces: pobiera dane z tych samych źródeł, wykrywa sygnały ryzyka i pokazuje, co wymaga wyjaśnienia przed przekazaniem ładunku. Raport PDF zostaje Ci do audytu i dokumentacji.
Bez karty. Pełny raport w minutę.