Sicht der Geschäftsleitung: schlankeres Verfahren ohne Verzicht auf Kontrolle
Bei Ray Trans ist die Frachtführerprüfung nicht nur ein Verwaltungsschritt. Sie gehört zum Risikomanagement und zur Erfüllung der Versicherungsanforderungen. Das Unternehmen braucht Fakten für die Bewertung und Dokumentation, dass die geforderten Kontrollen erfolgt sind.
Für polnische Frachtführer umfasst das Verfahren KRS oder CEIDG, die Mehrwertsteuer-Weißliste, VIES, KREPTD, UFG und REGON.
- KRS oder CEIDG
- Mehrwertsteuer-Weißliste
- VIES
- KREPTD
- UFG
- REGON
Bei mehr als 100 Disponenten ging es darum, den ganzen Ablauf zu straffen, ohne die Arbeitsteilung zu ändern. Certica automatisiert den Abruf von Daten und Dokumenten und erstellt eine erste Auswertung. Die Entscheidung bleibt beim Team von Ray Trans.
Uns war wichtig, dass sich die Disponenten auf Transporte und Kunden konzentrieren können und das Prüfteam den kompletten Informationssatz für die Bewertung erhält. Certica hat die wiederkehrende Arbeit an den Registern und beim Zusammensuchen der Unterlagen übernommen, die Entscheidung bleibt aber bei uns. So führen wir dasselbe Verfahren schlanker, ohne die Kontrolle über den Prozess aufzugeben.
Sicht der Disposition: Unterlagen in wenigen Sekunden
Für die Person, die einen Vorgang zur Prüfung vorbereitet, beginnt die Änderung bei den täglichen Schritten. Früher musste sie den Frachtführer in mehreren Registern suchen, Dokumente herunterladen und sie zur Weitergabe zusammenstellen.
Sandra Kalita-Purgat, Sales Support Manager bei Ray Trans, beschreibt den Unterschied:
Früher bedeutete die Zusammenstellung der Unterlagen für die Prüfung, dass ich sie an verschiedenen Stellen suchen und herunterladen musste. Das dauerte mehrere Minuten und war einfach zeitaufwendig. Heute dauert der ganze Ablauf buchstäblich ein paar Sekunden. Die Dokumente liegen an einem Ort, und ich kann sie schnell herunterladen, ohne zusätzliche Schritte.
Aus ihrer Sicht liegt der größte Gewinn in weniger wiederkehrender Arbeit beim Zusammensuchen der Unterlagen. Die Ersparnis bei einem einzelnen Vorgang zählt, wenn es viele solcher Fälle gibt.
Sandra selbst hat bereits mehr als 350 Frachtführer geprüft.
Die von Sandra genannte Zeit gilt für die Vorbereitung der Unterlagen. Die spätere Bewertung durch das Prüfteam ist der nächste Schritt.
Sicht des Prüfteams: Unterlagen plus Auswertung
Für das Prüfteam geht der Nutzen über eine einzelne Datei hinaus. Der Bericht wertet die gesammelten Daten aus und zeigt Informationen, die Aufmerksamkeit brauchen.
Edyta Kuźniar, Koordinatorin des Teams Prüfung und Abrechnung bei Ray Trans, hebt genau diese Verbindung hervor:
Ein wesentlicher Vorteil ist auch, dass die Dokumente direkt aus den Quellen geholt und in einem zusammengeführten Bericht abgelegt werden. […] Certica stellt die gesammelten Informationen nicht nur dar, sondern wertet sie auch aus und zeigt die Punkte, auf die man bei der Prüfung achten sollte.
Edyta beschreibt das am Beispiel eines neuen Frachtführers. Früher lieferte die Disposition Dokumente unter anderem aus KRS, UFG und KREPTD. Jedes musste einzeln geprüft und verglichen werden. Heute kommt der Großteil der benötigten Informationen in einem Bericht an, samt Auswertung und Hinweis auf mögliche Abweichungen.
Weniger Zeit geht ins Suchen und ins Wechseln zwischen Portalen. Das Team kann schneller zu den Punkten übergehen, die sein Urteil und eine Entscheidung brauchen.
So kann sich das Prüfteam vor allem auf die Auswertung der Informationen und die Entscheidung auf Basis der gesammelten Daten konzentrieren, statt Zeit für das Suchen und Zusammensuchen der Dokumente aufzuwenden.
Wie sich der Ablauf geändert hat
| Schritt | Vor der Einführung | Mit Certica |
|---|---|---|
| Vorbereitung des Vorgangs | Die Disposition sucht Daten und lädt Dokumente aus mehreren Portalen von Hand herunter. | Die Disposition startet die Prüfung und lädt den fertigen Bericht herunter. |
| Übergabe an die Prüfung | Das Team erhält einzeln gesammelte Unterlagen. | Das Team erhält einen zusammengeführten Bericht mit Quelldokumentation. |
| Bewertung des Frachtführers | Die prüfende Person sichtet und vergleicht das Material. | Die prüfende Person liest die Daten samt Auswertung und markierten Risikosignalen. |
Mehr Möglichkeiten bei ausländischen Frachtführern
Certica kann die Prüfung ausländischer Frachtführer außerdem um lokale Register erweitern. In unterstützten Ländern erhält das Team zusätzliche Daten für die Bewertung, ohne selbst in weiteren ausländischen Portalen zu suchen.
Der verfügbare Umfang hängt vom Land des Frachtführers ab.
Weniger Zusammensuchen, mehr Zeit für die Bewertung
Aus den Berichten der am Prüfprozess beteiligten Personen ergibt sich klar, dass die Einführung zwei aufeinanderfolgende Arbeitsschritte erleichtert hat: die Vorbereitung der Unterlagen und ihre Auswertung durch das Prüfteam, während die Geschäftsleitung die Entscheidung behielt.
Für die Geschäftsleitung heißt das: das Verfahren, das der Sicherheit der Firma und der geforderten Dokumentation dient, läuft glatter. Für die Mitarbeitenden bedeutet es weniger wiederkehrende Schritte und leichteren Zugang zu den Informationen, die für die Entscheidung nötig sind.