Perspektywa zarządu: sprawniejsza procedura bez rezygnacji z kontroli
Dla Ray Trans weryfikacja przewoźnika nie jest wyłącznie czynnością administracyjną. Stanowi element zarządzania ryzykiem oraz realizacji wymagań związanych z ubezpieczeniem. Firma potrzebuje zarówno informacji umożliwiających ocenę przewoźnika, jak i dokumentacji potwierdzającej wykonanie wymaganych sprawdzeń.
W przypadku polskich przewoźników procedura obejmuje sprawdzenie KRS lub CEIDG, Białej Listy VAT, VIES, KREPTD, UFG i REGON.
- KRS lub CEIDG
- Biała Lista VAT
- VIES
- KREPTD
- UFG
- REGON
Przy ponad 100 spedytorach istotne było usprawnienie całego procesu bez zmiany podziału odpowiedzialności. Certica automatyzuje pobieranie danych i dokumentów oraz przygotowuje ich wstępną analizę, natomiast ostateczna decyzja nadal należy do zespołu Ray Trans.
Zależało nam na tym, żeby spedytorzy mogli skupić się na organizowaniu transportów i obsłudze klientów, a dział weryfikacji otrzymywał komplet informacji potrzebnych do oceny przewoźnika. Certica przejęła powtarzalną pracę związaną ze sprawdzaniem rejestrów i kompletowaniem dokumentów, ale decyzja nadal pozostaje po naszej stronie. Dzięki temu realizujemy tę samą procedurę sprawniej, bez rezygnowania z kontroli nad procesem.
Perspektywa spedytora: dokumenty gotowe w kilka sekund
Dla osoby przygotowującej sprawę do weryfikacji zmiana zaczyna się od codziennych czynności. Wcześniej trzeba było znaleźć przewoźnika w kolejnych rejestrach, pobrać dokumenty i zebrać je do przekazania dalej.
Sandra Kalita-Purgat, Sales Support Manager w Ray Trans, opisuje różnicę:
Wcześniej przygotowanie kompletu dokumentów do weryfikacji wymagało ręcznego wyszukiwania i pobierania ich z różnych miejsc, co zajmowało kilka minut i było po prostu czasochłonne. Obecnie cały proces trwa dosłownie kilka sekund. Dokumenty są dostępne w jednym miejscu i mogę je szybko pobrać, bez konieczności wykonywania kilku dodatkowych kroków.
W jej ocenie największą korzyścią jest ograniczenie powtarzalnej pracy przy kompletowaniu dokumentów. Oszczędność przy pojedynczym sprawdzeniu nabiera znaczenia, gdy takich spraw jest wiele.
Sama Sandra zweryfikowała już ponad 350 przewoźników.
Podany przez Sandrę czas dotyczy przygotowania dokumentów. Ich późniejsza ocena przez dział weryfikacji jest kolejnym etapem procesu.
Perspektywa działu weryfikacji: dokumenty wraz z analizą
Po stronie działu weryfikacji korzyść wykracza poza otrzymanie jednego pliku. Raport zawiera również analizę zebranych danych i wskazuje informacje, które wymagają uwagi.
Edyta Kuźniar, koordynator zespołu weryfikacji i rozliczeń w Ray Trans, zwraca uwagę na połączenie tych funkcji:
Istotną zaletą jest również to, że dokumenty są pobierane bezpośrednio ze źródeł i umieszczane w jednym, scalonym raporcie. […] Certica nie tylko przedstawia zebrane informacje, ale również je analizuje i wskazuje istotne elementy, na które warto zwrócić uwagę podczas procesu weryfikacji.
Edyta opisuje to na przykładzie nowego przewoźnika. Wcześniej spedytor dostarczał dokumenty pobrane m.in. z KRS, UFG i KREPTD. Każdy z nich trzeba było osobno sprawdzić i porównać. Obecnie większość potrzebnych informacji trafia do działu w jednym raporcie, wraz z analizą i wskazaniem potencjalnych niezgodności.
Dzięki temu mniej czasu zajmuje wyszukiwanie informacji i przechodzenie między serwisami. Zespół może szybciej przejść do oceny kwestii, które wymagają jego wiedzy i decyzji.
Dzięki temu dział weryfikacji może skupić się przede wszystkim na analizie informacji i podejmowaniu decyzji na podstawie zebranych danych, zamiast poświęcać czas na samo wyszukiwanie i kompletowanie dokumentów.
Jak zmienił się przepływ pracy
| Etap | Przed wdrożeniem | Z Certiką |
|---|---|---|
| Przygotowanie sprawy | Spedytor ręcznie wyszukuje dane i pobiera dokumenty z kilku serwisów. | Spedytor uruchamia sprawdzenie i pobiera przygotowany raport. |
| Przekazanie do weryfikacji | Do działu trafiają osobno zebrane dokumenty. | Zespół otrzymuje scalony raport z dokumentacją źródłową. |
| Ocena przewoźnika | Osoba weryfikująca sprawdza i porównuje materiały. | Osoba weryfikująca przegląda dane wraz z analizą i wskazanymi sygnałami ryzyka. |
Dodatkowe możliwości przy przewoźnikach zagranicznych
Certica daje również możliwość rozszerzenia sprawdzania zagranicznych przewoźników o dane z lokalnych rejestrów. W obsługiwanych krajach zespół może uzyskać dodatkowe informacje do oceny kontrahenta bez samodzielnego wyszukiwania ich w kolejnych zagranicznych serwisach.
Zakres sprawdzeń zależy od kraju przewoźnika.
Mniej kompletowania, więcej czasu na ocenę
Z relacji osób zaangażowanych w proces weryfikacji jasno wynika, że wdrożenie usprawniło dwa kolejne etapy pracy: przygotowanie dokumentów oraz ich analizę przez dział weryfikacji, podczas gdy zarząd zachował kontrolę nad decyzją.
Dla zarządu oznacza to sprawniejszą realizację procedury służącej bezpieczeństwu firmy i dokumentowaniu wymaganych sprawdzeń. Dla pracowników to mniej powtarzalnych czynności i łatwiejszy dostęp do informacji potrzebnych do podjęcia decyzji.